При облачных вычислениях Это не совсем новая концепция, Google Apps определенно усовершенствовал технологию, чтобы компании во всем мире могли воспользоваться ее скоростью, доступностью и хранением. Пакет Google Apps, который включает такие популярные товарные знаки, как Gmail, Календарь Google и Документы Google, может сделать рабочий процесс ваших сотрудников более гибким и даже предоставить более эффективные методы взаимодействия с клиентами и покупателями. В следующем руководстве будут освещены причины и способы внедрения Google Apps для улучшения работы вашей компании.
Как использовать Google Apps для улучшения вашего бизнеса: зачем использовать Google Apps?
Одним из непосредственных преимуществ Google Apps для бизнеса по сравнению с традиционным программным обеспечением для настольных ПК, таким как Microsoft Office, является экономическая эффективность. Пакет Google Apps стоимостью всего 50 долларов в год включает неограниченное количество учетных записей пользователей, доступ ко всем приложениям Google, 25 ГБ хранилища электронной почты на каждого сотрудника, круглосуточную поддержку клиентов и гарантию бесперебойной работы сети на 99,9%. (Существует также бесплатная версия с ограниченным количеством сетевых средств безопасности и учетных записей пользователей, а также меньшим количеством приложений и хранилища.) По сравнению с большинством программного обеспечения для бизнеса и ИТ, которое часто поставляется с ограниченным количеством лицензий на покупку (не говоря уже о том, что требуется внешние серверы для размещения системы), Google Apps может стать ключом к выжиманию пары лишних центов из вашего бюджета.
«Если бы мы покупали копии Microsoft Office для всех в компании, мы уже сэкономили бы десятки тысяч долларов», - говорит Брайан Вайрик, вице-президент по операциям Raidious, компании по разработке контента из Индианаполиса. По словам Вайрика, Raidious не только снизил расходы, но и принял пакет Google Apps из-за доступности, которую он предоставляет их дизайнерам и производителям в разных частях страны.
«Утилита хороша для любой начинающей компании, - говорит Вайрик, - и иметь возможность разговаривать с новым сотрудником по телефону и настраивать его с помощью веб-программы без необходимости предоставления доступа ИТ-специалисту. Великая вещь.'
Еще одним преимуществом Google Apps является способность каждого приложения интегрироваться друг с другом - функция, за которую Кен Хейс, владелец компании по интернет-рекламе в Толука-Лейк, штат Калифорния, выражает благодарность. «Что хорошо в Google Apps, так это то, что я могу создать одну основную учетную запись для своего бизнеса, при этом моя электронная почта, календарь и веб-сайт связаны друг с другом», - говорит он. «Конечно, есть электронная почта получше, но никто не придумал, как связать все это вместе, как Google».
Копай глубже: приложения Google в игре
Как использовать Google Apps для улучшения вашего бизнеса: оптимизация внутренней коммуникации с помощью Gmail
Когда Gmail впервые появился на сцене, личный почтовый клиент хвалили за его, казалось бы, безграничную емкость хранилища и молниеносные возможности поиска в почтовом ящике. Но с интеграцией Google Apps многие функции Gmail работают так же эффективно для предприятий. Опять же, одной из самых полезных характеристик Gmail является фактор облака: поскольку нет громоздкого программного обеспечения, о котором нужно беспокоиться, Gmail доступен вашим сотрудникам из любого места, без необходимости загружать контакты или сообщения на устройства.
«Одна из замечательных особенностей Gmail - то, что он основан на браузере, - говорит Уайрик. «Мы подключаемся через наши телефоны и клиентов IMAP. Это способность не говорить: «Вот ваша установка Outlook».
Цепочки бесед Gmail также помогают упростить обмен сообщениями между коллегами. Например, если в электронном письме есть копии нескольких сторон, или если несколько электронных писем имеют одну и ту же строку темы, все эти сообщения группируются вместе с каждым новым отправленным электронным письмом и идеально сидят в верхней части вашего письма. входящие и избавляя от необходимости проверять предыдущие сообщения.
Кроме того, в каждой офисной среде должен быть способ отправки быстрых, поминутных сообщений, и ответ Gmail - это Google Chat, который встроен непосредственно в интерфейс почтового ящика. «Мы действительно снизили потребность в нашей внутренней телефонной системе», - говорит Вайрик о Raidious, - «об использовании мессенджера». Функция чата также имеет компонент видеоконференцсвязи, который может быть полезен, когда коллегам и сотрудникам необходимо переписываться из удаленных мест.
Хотя Gmail является отличным почтовым клиентом, Уайрик рекомендует назначить нескольких администраторов учетной записи для вашей общей бизнес-учетной записи. «После того, как вы зарегистрируетесь, вы никогда не захотите класть все яйца в одну корзину», - говорит он. «Когда-нибудь вам нужно будет что-то сделать, когда этот администратор недоступен».
Копайте глубже: никогда больше не платите за хостинг электронной почты
Как использовать Google Apps для улучшения вашего бизнеса: синхронизация встреч и мероприятий через Календарь Google
В зависимости от вашего типа бизнеса планирование встреч может стать настоящей головной болью. Несколько сотрудников (или только один) обычно несут ответственность за отслеживание и передачу даты и времени, метод, который способствует ошибкам и пропущенным встречам. С помощью Календаря Google несколько сотрудников могут публиковать события в одном календаре, к которому вся компания может получить доступ и соответствующим образом редактировать. Кроме того, эти календари могут иметь цветовую кодировку, чтобы зритель знал об изменениях в встречах. Администраторы также могут устанавливать разрешения для календарей, чтобы только определенные сотрудники могли видеть или редактировать элементы.
Грег Кросс, основатель компании Cross Creative, занимающейся цифровым маркетингом в Гринфилде, штат Индиана, говорит, что недавно он призвал одного из своих основных клиентов использовать Календарь Google для сортировки и защиты встреч. «[У него] есть консультационный центр, и он пришел ко мне и сказал:« У нас есть четыре консультанта, и мы ищем способ, которым наши клиенты могут назначать встречи онлайн и сохранять их конфиденциальность », - говорит Кросс. «Вы можете настроить его так, чтобы он не показывал, что вы проходите консультацию с« Джоном Доу »по поводу депрессии».
Еще одна полезная функция Календаря Google - возможность создавать события через Gmail. Когда вы добавляете адрес электронной почты сотрудника к событию в календаре, сотруднику отправляется приглашение для подтверждения своего присутствия. После подтверждения каждый сотрудник может просматривать и добавлять заметки к событию.
Dig Deeper: Tech Talk: рекламное агентство переходит на веб-приложение
Как использовать Google Apps для улучшения вашего бизнеса: улучшение совместной работы и управления проектами с помощью Google Docs
Google Docs - это приложение, которое позволяет нескольким пользователям создавать и редактировать документы, презентации и электронные таблицы - и все это в Интернете. Обычно сотрудники обмениваются документами, отправляя друг другу вложения по электронной почте, что часто приводит к неправильным версиям файлов и разрозненным, неуместным копиям. В Google Docs файл редактируется в облаке, где изменения сохраняются и восстанавливаются автоматически.
Как и в большинстве других приложений Google Apps, администраторы могут устанавливать разрешения в Документах Google, чтобы только определенные сотрудники могли просматривать файлы и обмениваться ими. Еще одна удобная функция - это возможность экспортировать документы в файлы с различными типами расширений, что может быть полезно в тех случаях, когда клиенту или заказчику нужен файл PDF как можно скорее.
«Я использую Google Docs внутри компании, - говорит Кросс. «У меня есть графический дизайнер, который работает только неполный рабочий день, поэтому я размещаю там сметы и предложения клиентов». Использование Документов Google для редактирования других распространенных файлов, таких как маршруты, информационные бюллетени и статьи, может помочь решить общие проблемы, возникающие у сотрудников при совместной работе над проектами.
Какими бы полезными ни были Документы Google для многих владельцев бизнеса, Вайрик из Raidious говорит, что нужно помнить о том, что люди в вашем штате будут иметь разную степень компьютерных навыков. Так что, если и когда вы все-таки внедрите Документы Google для создания и редактирования ваших самых важных файлов, говорит Уайрик, возможно, будет полезно назначить руководителя проекта, который разбирается в приложении.
«Возможно, некоторые пользователи будут менее воодушевлены изменениями», - говорит Уайрик. Он также советует новичкам часто посещать справочное руководство на сайте Google Apps.
Копайте глубже: 10 советов по запуску вашей технологии
Как использовать Google Apps для улучшения вашего бизнеса: обмен знаниями о компании с помощью Сайтов Google
Сайты Google - это основной инструмент для создания сайтов, который компании могут использовать для создания частного информационного центра в интрасети для сотрудников или даже общедоступного домена, который служит лицом вашего бизнеса. Сайты Google позволяют импортировать информацию из других приложений, например из календаря встреч или стандартных клиентских форм, и размещать ее на своем сайте, чтобы сотрудники или клиенты имели легкий доступ к ней.
«Сайты Google похожи на вики-систему», - говорит Хейс, который использует приложение, чтобы он и его деловой партнер в Дании могли отслеживать проекты, идеи и подрядчиков компании. «У меня есть разделы, посвященные идеям конкурентов, которые мы хотим улучшить, и даже проблемам, которые мы хотим исправить в нашем бизнесе».
Вы можете назначить только определенных сотрудников, которые будут иметь административные возможности, то есть редактировать и публиковать информацию о сайте, или предоставить доступ всей своей команде (особенно если вы работаете с сплоченным персоналом).
Копайте глубже: 10 лучших бесплатных приложений и сервисов для бизнеса
Как использовать Google Apps для ведения бизнеса: поиск дополнительных ресурсов в Google Apps Marketplace
Если приложения, созданные исключительно Google, не удовлетворяют всем вашим потребностям, не забудьте заглянуть в Google Apps Marketplace, где вы можете найти множество сторонних приложений - некоторые бесплатные, - которые выполняют различные функции и интегрировать с другими стандартными приложениями. Например, Intuit Online Payroll позволяет платить сотрудникам прямо из Календаря Google и предоставлять им онлайн-доступ к квитанциям о заработной плате. Zoho CRM - это инструмент управления взаимоотношениями с клиентами, который помогает улучшить взаимодействие с клиентами несколькими способами, такими как отслеживание и сортировка электронных писем.
Чтобы расширить возможности Календаря Google, Грег Кросс из Cross Creative использует приложение Tungle.me, которое позволяет участникам публиковать общедоступные расписания, принимать запросы на встречи и сокращать количество двойных бронирований. «Это действительно помогает интегрировать мой рабочий процесс», - говорит Кросс. «Когда человек подтверждает встречу, она появляется в моем календаре [Google], и я получаю уведомление на свой телефон. Так что в сочетании этих двух функций у меня это отлично работает ».
По словам Кросса, Google Apps для бизнеса быстро становится необходимостью, и ее все труднее попробовать. По его словам, совместимость приложений и доступность облака дают многим людям возможность впервые эффективно использовать офисные технологии. «Будет интересно посмотреть, как выживут другие компании-разработчики программного обеспечения в будущем, потому что веб-приложения - это больше, чем просто прихоть», - говорит Кросс. «Это не« волна будущего »- это прямо сейчас».
Dig Deeper: 5 отличных программных пакетов для начальной загрузки
