«Слишком много встреч» и «Слишком много времени потрачено на непродуктивные встречи». Когда компания борется с низкой вовлеченностью сотрудников, вы всегда найдете одну из этих жалоб в верхней части списка.
Это похоже на жалобы на встречи, но на самом деле это заявления о неуважении.
сколько лет майкл брэдли
Когда кто-то говорит, что у них слишком много собраний, они говорят, что люди, созывающие эти собрания, не обращают внимания на всю другую важную работу, которую они выполняют. Сотрудник ходит на больше встреч, чем позволяет его рабочая нагрузка, вынуждая его красть время из перерывов, отпусков и семей, чтобы они могли выполнять работу, которую они должны выполнить, чтобы получить свою зарплату.
Когда кто-то жалуется на потерю времени на * непродуктивные * собрания, они говорят, что руководитель собрания недостаточно уважает команду, чтобы спланировать продуктивную встречу. Спешный лидер может заявить, что у него просто не было времени составить план встречи, что еще больше усугубляет ситуацию, потому что теперь совершенно ясно, что время лидера драгоценно, но допустимо тратить время всех остальных.
Высокопроизводительные организации проводят нужные встречи с нужными людьми в нужное время. Они уважают время, которое сотрудники вкладывают в собрания, и следят за тем, чтобы оно использовалось продуктивно.
Время начала и окончания имеет значение, равно как и справедливое распределение времени на собрании. Возможно, что еще более важно, внимательные руководители работают над планированием встреч, которые сводят к минимуму перерывы в другой работе и не доставляют неудобств ненужным участникам.
Вот пять способов внушить уважение при планировании встреч.
1. Планируйте встречи в естественное переходное время, чтобы свести к минимуму время переключения задач.
Эффективное планирование улучшает концентрацию во время собраний, снижает затраты на переключение задач и увеличивает продуктивное время сосредоточения на другой работе. Переключение задач - это время, необходимое для того, чтобы переключить ваше внимание с одной задачи на другую и переориентировать. Штраф за переключение задач может истощить от 10 до 50 минут в день.
Встречи проводятся в первую очередь утром, прямо перед полуденным перерывом, а в конце дня совпадают с временами, когда работа уже естественным образом прерывается. Это создает только одно, а не два прерывания переключения задач для каждой встречи.
2. Запланируйте встречи с достаточным временем для подготовки.
Чтобы время на собрании было продуктивным и сосредоточенным, все должны прийти подготовленными. Им потребуется время, чтобы просмотреть повестку дня, прочитать любые отчеты и обдумать вопросы, которые они задают.
Встречи, запланированные как минимум за два дня, дают людям время подготовиться.
на ком женат джон уолш
3. Оставляйте время между встречами для переходов.
Продуктивные встречи начинаются вовремя, что становится невозможным, когда людям не хватает времени, необходимого для того, чтобы оставить одно собрание и перейти к следующему.
В дни с несколькими собраниями планирование встреч так, чтобы они заканчивались как минимум за 10 минут до начала следующего собрания, гарантирует, что у людей будет время для плавного перехода. Этого времени достаточно, чтобы быстро сходить в туалет и отправить несколько срочных сообщений, что существенно влияет на способность каждого сосредоточиться.
4. Заблокируйте полные или половинные дни как время «без встреч».
Высокопроизводительные люди регулярно блокируют время для работы, которую они хотят делать. Известная как временная блокировка, вы можете умножить это преимущество на всю группу, указав определенное время, свободное от встреч.
Это позволяет каждому знать, что они могут рассчитывать на несколько часов подряд для выполнения индивидуальной работы каждую неделю, что упрощает планирование, снижает беспокойство и повышает продуктивность. Это особенно важно для работников умственного труда, которым нужны большие блоки непрерывного времени, чтобы выполнять свою работу наилучшим образом и «попасть в поток».
Например, наша команда оставляет вторник и пятницу свободными от встреч.
5. Сделайте встречи необязательными.
Наконец, самый простой способ уважать время каждого - уважать его мнение о том, как лучше всего использовать это время. Если ваша команда считает, что собраний слишком много, сообщите им, что они могут отказаться от любого собрания, которое сочтут ненужным для своей работы.
И, если они чувствуют, что встреча не продуктивна, примите «закон двух ног». Это нормально, если вы спокойно уйдете со встречи, когда поймете, что это неэффективное использование вашего времени.
Если ваша организация изо всех сил пытается исключить из календаря непродуктивные встречи, реализация лишь некоторых из этих советов в качестве политики отправит мощный сигнал уважения. Когда вы планируете встречи с уважением к общему времени, вы выиграете от наличия более вовлеченных и лояльных сотрудников, которые потратят это время на вас.
