Вы нанимаете личных помощников, которые спасти ваше время или кто вам время стоит?
Недавно я пригласил тридцать пять моих лучших клиентов по бизнес-коучингу на частный семинар в Джексон-Хоул, штат Вайоминг, где я живу. Мы обсуждали различные аспекты лидерства - способы, которыми владельцы бизнеса могут создавать стратегические преимущества и прорывные результаты для себя и своих компаний, - когда кто-то спросил меня о Тайм-менеджмент .
Этот вопрос вызвал оживленный разговор о лучших способах, которые каждый из нас нашел, чтобы использовать свое время. И стало ясно, что чрезвычайно успешные предприниматели, которые находились у нас в этой комнате, теряли драгоценное время, потому что их помощники не были достаточно способными или наделенными достаточными полномочиями, чтобы выполнять требуемую от них работу. Итак, я начал говорить о важности найма помощников, которые лучше всего соответствуют вашим потребностям, и о том, что вы можете сделать, чтобы помочь им помочь вам.
За 25 лет работы в разных компаниях и в разных городах у меня были помощники, которые работали в моем офисе, помощники, которые работали удаленно, но локально, и помощники, которые работали буквально за тысячу миль от меня. В процессе я обнаружил, что на самом деле существует четыре уровня помощников. И то, что наем подходящего помощника имеет решающее значение для экономии вашего времени.
Уровень 1: Гофер
Помощникам на этом первом уровне требуются прямые инструкции и тщательный надзор. Они могут перемещать объекты из точки А в точку Б. Они могут отправлять электронные письма от вашего имени, когда им точно сказано, что писать. Они могут делать расшифровки и сканировать документы и хранить эти документы в папках в соответствии с вашими инструкциями. С гоферами вы даете им указания на каждом этапе пути
Так что вы экономите некоторый время - в конце концов, ваш гофер - это тот, кто на самом деле делает задача - но на самом деле вы должны думать за них. Это накладывает жесткие ограничения на количество времени, которое вы действительно можете использовать, работая с гофером.
Очевидно, вам не следует нанимать такого личного помощника.
Уровень 2: Административный помощник
Помощник по административным вопросам или `` администратор '' - это тот, кто может хорошо справляться со многими задачами, при условии, что для них есть четкий процесс, и эти задачи находятся в пределах того, что они ожидают или что они привыкли решать. .
Хорошая новость в том, что администраторы гораздо более автономны, чем гофры. Администраторы действительно могут помочь использовать ваше время, если они следуют известным процессам и процедурам для получения известных результатов. Они преуспевают в решении конкретных, поставленных задач.
Но у них возникают проблемы, когда ситуация становится двусмысленной - когда их просят решать задачи, успех которых не гарантирован. Они боятся напортачить. Они боятся ошибиться. Потому что они знают, что понесут ответственность за свои ошибки. У них могут быть проблемы. Вот они и неохотно используют свое усмотрение.
Таким образом, администраторы могут помочь вам использовать значительно больше вашего времени, чем сотрудники, работающие на пустом месте, но они будут уклоняться от задач, в которых помощь может быть наиболее ценной.
Уровень 3: помощник руководителя
сколько лет Рику Макви
Помощников руководителей не пугает неопределенность. Они могут взять нечеткое задание и фактически выяснить, в определенных рамках, как заставить его работать. Они могут справиться с задачами, которые набросал вместо того, чтобы быть спроектирован.
Инженерные задания - те виды заданий, с которыми административные помощники чувствуют себя наиболее комфортно - действительно хорошо прорабатываются. Необходимые шаги четко прописаны заранее.
Напротив, когда вы даете старшему помощнику набросанное задание, вы обычно говорите что-то вроде: Вот чего я пытаюсь достичь. Вот пара переменные в игре. Вот некоторые вещи, которые вы, возможно, захотите принять во внимание . Ты выяснить остальное . '
Исполнительный помощник очень автономен; им просто нужна помощь в понимании контекста ваших запросов. Им нужен определенный базовый объем информации, чтобы помочь им принимать правильные решения от вашего имени. Им нужно, чтобы вы сообщили о своих ожиданиях и предпочтениях.
Например, когда дело доходит до путешествий, вы захотите сообщить им, при каких условиях вы хотите перейти на более высокий класс обслуживания самолетов, какие отели вам нравятся и в каких районах вы предпочитаете останавливаться.
Этот контекст также может быть намного глубже. Со своей стороны, мне нравится, когда мой исполнительный помощник находится в моем почтовом ящике. Отчасти это полезно, потому что сокращает количество писем, которые мне нужно обрабатывать: если я получаю сто писем в день, я бы сказал, что мой исполнительный помощник обрабатывает, перераспределяет или удаляет от пятидесяти до семидесяти из них.
Но иметь ее там также полезно, потому что она видит контекст моего бизнеса. Поскольку она знает, над чем я работаю и с кем, она может лучше принимать решения о том, кто должен встречаться со мной. Например, если она видит, что я обмениваюсь большим количеством писем с Джо по поводу конкретного проекта, а затем Джо просит о встрече и говорит, что это должно произойти до определенного срока, она может определить, что проект действительно важен для мне и что встреча, наверное, тоже. Так что она возьмет на себя инициативу организовать для меня эту встречу и просто напишет мне записку о том, что: Джо сказал, что ему действительно нужно встретиться с вами до этого срока, поэтому я приспособил его на полчаса, с 2:45 до 3:15. . '
Исполнительные помощники действительно могут помочь вам максимально эффективно использовать свое время, если вы дадите им хороший контекст.
Уровень 4: начальник штаба или же Исполнительный директор
Наконец, у нас есть начальник штаба - или, в вооруженных силах, исполнительный директор. Этот помощник похож на персонального операционного директора в вашем бизнесе. Они понимают ваши цели. Они знают, кто все ключевые игроки. И они способны добиваться результатов самостоятельно, снимая при этом большую или даже большую часть административной нагрузки с ваших плеч.
Начальник штаба проявит инициативу и фактически свяжется с вашими непосредственными подчиненными от вашего имени. В то время как административный или исполнительный помощник может делать заметки на собрании, ваш руководитель аппарата выявляет вопросы, над которыми нужно работать, и делает это самостоятельно. Ваш начальник штаба возьмет на себя задачу вернуться с Синди после встречи, чтобы убедиться, что она действительно получила все эти четыре предмета, а затем через два дня проверить, как она с ними справляется.
К сожалению, большинство людей нанимают помощников и помощников по административным вопросам - людей, которые могут помочь только с четко сформулированными задачами. Но, как владельцы бизнеса, большинство из нас не слишком ориентированы на процессы; мы живем в более расплывчатом мире. И поэтому нам действительно нужен, как минимум, помощник руководителя, который может справиться с более неоднозначными ситуациями.
И хотя начальники штабов великолепны, их обычно можно встретить только в компаниях со средней и более крупной капитализацией. Если у вас небольшая компания, у вас, вероятно, будет человек типа начальника штаба в вашей команде, но он не будет назначен исключительно вам. Вместо этого они могут управлять вашими операциями или, если ваш бизнес немного больше, они могут быть вашим операционным директором.
Также важно отметить, что эти названия произвольны. Многие люди, которых называют «помощниками руководителей», на самом деле просто бездельники. И многие люди, которых нанимают на работу в качестве помощников, действительно работают на уровне исполнительных помощников. (Последнее особенно распространено в мире развлечений.)
Итак, когда вы думаете о найме следующего помощника, подумайте, какой помощник вам нужен. И, что бы вы ни решили, обязательно ищите эти качества во время собеседований.
Наконец, бонусный совет: наймите кого-нибудь с чуть большими возможностями, чем вы думаете, что вам нужно. В конце концов, вы же хотите, чтобы ваша компания росла, не так ли?
Если вам понравились идеи, которыми я поделился, то я рекомендую вам скачать бесплатную копию моей последней книги, Стройте бизнес, а не работу . кликните сюда для получения полной информации и получения бесплатной копии.
