Электронная почта - это валюта делового общения в современном мире. И хотя между отправителями и получателями есть экраны и провода, соблюдение вежливости и этикета по-прежнему важно. Продолжать и повторять бессмысленные фразы или набирать неуместные фразы так же плохо, как и тарабарщину на словах перед клиентами или менеджерами. Такое улучшение коммуникативных навыков имеет важное значение, если вы хотите добиться успеха в бизнесе.
Ежедневно отправляется более 100 миллиардов писем, а среднее время, затрачиваемое на чтение каждого из них, составляет 15-20 секунд. Делайте это кратко, тем более что 65 процентов всей электронной почты сначала открывается на маленьком экране мобильного телефона. Один из способов убедиться, что ваше сообщение получено - и что ваша репутация не будет поставлена под угрозу - это немедленно удалить эти 10 бессмысленных фраз из ваших писем.
1. «Обратите внимание ...»
Эту фразу часто используют, потому что она звучит профессионально, но в ней всегда нет необходимости. Вместо этого говорите прямо и лаконично. Если вы нашли время написать электронное письмо, получатель уже знает, что вы намерены сообщить ему о чем-то. Сказать им, что вы собираетесь это сделать, подсознательно оскорбить их интеллект.
2. «Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне ...»
Когда вы используете эту фразу, вы еще раз констатируете очевидное. Люди свяжутся с вами, если они будут заинтересованы в том, что вы отправили, или если у них возникнут вопросы относительно вашего сообщения. Поскольку они могут использовать свою цифровую свободу слова самостоятельно, им не нужно, чтобы вы их приглашали или предоставляли им доступ для ответа.
3. «Я просто ...»
Недавно Эллен Линсе, основательница Karmahacks, взбесила несколько раздражений, когда она заявила, что женщины злоупотребляют словом «просто» в профессиональном общении. В своем сообщении на LinkedIn Линсе выступает против этого слова, которое, по ее словам, женщины используют в три-четыре раза чаще, чем мужчины, и говорит:
Я начал замечать, что «просто» не было вежливостью: это было тонкое послание подчинения, почтения. Иногда это было скромно. Иногда даже двуличный. Когда я начал по-настоящему слушать, я понял, что выделение фразы из фразы почти всегда проясняет и усиливает сообщение.
Согласны ли вы с ее выводами или нет (и некоторые другие известные мнения не согласны с этим), ее обсуждение «просто» как «детского» слова в соответствии с моделью транзактного анализа, опубликованной Эриком Берном, заслуживает некоторого исследования. А пока держитесь подальше от этой фразы и выберите вместо нее более конкретный язык.
4. «Я думаю ...»
Отправители часто включают «Я думаю ...», чтобы минимизировать потенциальный удар отказа в будущем, но, используя эту фразу, вы говорите получателю, что не уверены в себе. Когда бы вы ни общались - по электронной почте или в реальной жизни - вы должны выглядеть уверенно в своем сообщении. Если вы этого не сделаете, вы рискуете, что получатель проигнорирует ваше мнение и продвинется вперед с другой идеей. Демонстрация уверенности на рабочем месте - ключ к успеху.
5. «Приложите, пожалуйста, найдите…» или «Приложите, пожалуйста, найдите…»
Это может показаться незначительным, но на самом деле в электронное письмо ничего нельзя вложить. Файлы можно прикреплять, но на самом деле ничего нельзя помещать в электронное письмо. Используя любую из этих фраз, автор избегает использования местоимения «я», но из-за этого предложение звучит архаично. Просто сообщите читателю: «Я прикрепил ...»
6. «Надеюсь, у тебя все хорошо ...»
Эта фраза обычно пишется дважды. В одном случае он появляется прямо перед тем, как вы ударите получателя чем-то нежелательным. Другой - когда вы хотите симулировать близкие отношения или искренний интерес к кому-то, когда их нет. Если вы искренне заинтересованы в чьем-либо благополучии, говорите об этом напрямую, а не используйте эту вставную фразу.
7. «Я думал, что протяну руку ...»
Не знаю, как вы, но эта фраза заставляет меня представить, как малыш хватается за что-то вне досягаемости автокресла. Это также кажется очень робким и изображает неуверенность. Вместо этого просто напишите свое сообщение или вопрос и говорите прямо. Вместо того, чтобы говорить: «Я думал, что протяну руку», скажите: «Я хотел бы угостить вас обедом, чтобы обсудить мою бизнес-идею». Никому не выгодно ходить вокруг да около. Вместо этого проясните свое намерение, чтобы получатель мог его увидеть.
8. «Могу я забрать твой мозг?»
Это в основном говорит тому, кому вы отправляете сообщение, что вы хотите занять его или ее время, не предлагая ничего ценного взамен. Вместо этого поделитесь с получателем интересным или полезным мнением, дав ему понять, что вы желаете двустороннего сотрудничества между вами двумя в будущем.
какой рост у майка фрателло
Когда я выстраивал в очередь выступления, я обнаружил, что этот грубый подход работает лучше всего - в результате получается 52% успеха при получении последующего сообщения по сравнению с 20-27% ответов при использовании других методов, которые я пробовал.
9. «Кого это может касаться ...»
Есть несколько сценариев, в которых эта фраза уместна, но их очень мало. Если вы знаете, кого касается ваше сообщение, обратитесь напрямую к этому человеку, а не прячьтесь за этим вступлением. Использование приведенной выше фразы вместо имени заставляет вас казаться неуверенным и излишне формальным. Нажмите кнопку удаления, прежде чем отправлять электронное письмо, содержащее эти слова.
10. «Искренне Ваш ...»
В прошлом эта фраза была популярным сокращением более затронутых закрытий, но в сегодняшней электронной переписке она звучит очень формально и неискренне. Как правило, вы можете закрыть электронное письмо, просто сказав «Спасибо» или просто указав свое имя. «Cheers» - еще один забавный вариант, который выражает добрые пожелания, не производя впечатление душного или заносчивого. В наши дни мы все понимаем, когда сообщение закончилось. Нет необходимости вдаваться в подробности с официальным закрытием.
Подойдите к тарелке и лучше напишите электронное письмо. Ваши коллеги оценят краткость ваших сообщений, и вы получите лучший ответ, когда ваши запросы будут более четкими. В электронном письме нет нужды в пустяках и наполнителях. Просто скажите то, что вы имеете в виду. Результаты говорят сами за себя.
Какие фразы вас больше всего раздражают в электронной почте? Поделитесь своими самыми большими раздражениями по электронной почте в комментариях ниже.
