Руководства для сотрудников Руководства по политике и процедурам, справочники для сотрудников - как бы вы их ни называли - часто считаются неизбежным злом как сотрудниками, так и работодателями. Обычно они вызывают ужас у сотрудников, особенно если они не ясны, хорошо написаны и специфичны для бизнеса, и если они сосредоточены в основном на негативе - другими словами, перечисляют только то, что не следует делать. Между тем работодатели обычно смотрят на эти руководства с точки зрения того, как защитить свои… активы… в случае любых потенциальных судебных исков.
Однако есть способ получше.
Эксперты говорят, что малые и средние предприятия могут создавать руководства для сотрудников, которые защищают их от судебных тяжб и успокаивают сотрудников за счет позитивного изложения политики компании. Чтобы иметь эффективное руководство по политике, работодатель должен найти время, чтобы определить, что важно для бизнеса, как для того, чтобы сотрудники были информированы и довольны, так и для достижения бизнес-целей компании. «Он может служить в качестве сборника правил и разъяснять правила игры для сотрудников о том, что от них ожидается», - говорит Нэнси Купер, председатель группы по труду и занятости. Гарви Шуберт Барер , юридическая фирма, базирующаяся в Портленде, штат Орегон.
«Ценность в том, что сотрудники могут понять, чего от них ждут и чего они могут ожидать от компании», - добавляет Пол Роусон, управляющий директор компании. Мир на работе , глобальная ассоциация человеческих ресурсов, которая занимается вопросами вознаграждения, льгот, работы и личной жизни и комплексных общих вознаграждений. «Это включает в себя то, как принимаются решения о заработной плате, как они оцениваются по результатам их работы, как компания относится к таким вещам, как отпуск по болезни и другие льготы, как компания рассматривает программы работы и личной жизни и как они будут рассматриваться в споре». Он добавляет, что если все эти проблемы изложены в справочнике, это может освободить сотрудника, чтобы он мог выполнять свою работу наилучшим образом, не беспокоясь о том, что работодатель будет относиться к ним несправедливо.
Но, как говорится, дьявол кроется в деталях. Успех справочника для сотрудников зависит от того, что вы включаете и как формулируете правила. Первое правило для написания выигрышного сценария состоит в том, что он должен быть написан ясным, понятным языком и отражать культуру бизнеса. Определенные правила должны быть внесены в справочник по закону. Это означает, что вам следует потратить время на то, чтобы узнать о местных и государственных требованиях, а также о федеральных требованиях, - говорит Купер. В справочнике должны быть указаны другие правила для защиты работодателя. «Независимо от причины, стоящей за политикой, все должно выполняться последовательно», - добавляет она.
Примечание редактора: Ищете кадровый аутсорсинг для вашей компании? Если вам нужна информация, которая поможет вам выбрать тот, который вам подходит, воспользуйтесь приведенной ниже анкетой, чтобы наш партнер BuyerZone бесплатно предоставил вам информацию:
В следующем руководстве будет изложено, что вы должны включить в соответствии с законом, положения, которые, по мнению экспертов-юристов, должны включать каждое руководство для сотрудников, а также другие дополнительные положения, которые вы можете включить в справочник для сотрудников, чтобы он работал на вас и ваших сотрудников.
Что включать в справочник сотрудника: положения справочника, требуемые законом
Прежде чем приступить к написанию справочника для сотрудников, бизнес-лидеры должны понять, что им нужно включить в соответствии с законом. Это также может повлиять на то, как вы решите создать справочник для сотрудников.
Первым шагом является ознакомление с федеральными, государственными и местными законами о занятости, которые вы должны соблюдать - некоторые из них даже необходимо разместить в справочнике для сотрудников компании. Министерство труда США предоставляет работодателям информацию о федеральных законах, влияющих на рабочие места, на своем веб-сайте по адресу www.dol.gov . Если ваш бизнес работает более чем в одном штате, у вас могут быть юридические основания для написания разных справочников для сотрудников в каждом штате. «В каждом штате действуют уникальные законы о занятости, - говорит Купер. «Многие законы на уровне штата гласят, что вы должны иметь это в справочнике».
Бак Секстон и мисс Молли
Другие проблемы также могут повлиять на ваш подход к справочнику для сотрудников. Например, если у вас есть разные бизнес-единицы, такие как производственный объект и центр продаж и исследований, вы можете захотеть, чтобы основное руководство было одинаковым для каждой группы сотрудников, но вы можете захотеть включить определенные политики для конкретных бизнес-единиц. , например, если в одном бизнес-подразделении есть профсоюз или сотрудники с почасовой оплатой, говорит Купер.
После определения того, как вы будете подходить к руководству для сотрудников, вам необходимо определить, какие политики вам необходимо включить по закону. Некоторые компании предлагают программное обеспечение или шаблоны, которые могут стать хорошим началом для вас через этот процесс. Но политика может отличаться от штата к штату. Если вы не уверены, какая политика требуется по закону, вам следует проконсультироваться с отделом кадров или со своим адвокатом по трудоустройству. Многие государственные департаменты труда также размещают на своих веб-сайтах списки для работодателей о законах, которые они должны соблюдать при ведении бизнеса в штате, и они могут быть полезны при определении того, что включать в руководство для сотрудников.
Политики, которые вам необходимо включить в справочник для сотрудников по закону, могут включать следующее:
- Правила семейного отпуска по болезни . Закон федерального правительства о семейных отпусках по болезни требует, чтобы работодатели определенного размера предоставляли сотрудникам до 12 недель неоплачиваемого отпуска в течение любого 12-месячного периода в связи с рождением ребенка или уходом за ним для ухода за ближайшим членом семьи с серьезным заболеванием. , или если у сотрудника тяжелое состояние здоровья. Во многих штатах также есть собственная политика в отношении неоплачиваемого отпуска по семейным обстоятельствам.
- Политика равной занятости и недискриминации . Министерство труда США требует от многих предприятий публиковать информацию о том, что они соблюдают законы о недискриминации и равных возможностях трудоустройства при приеме на работу и продвижении по службе.
- Политика компенсации работникам . Многие штаты требуют, чтобы сотрудники были письменно проинформированы о политике оплаты труда.
Среди других законов, которые могут потребовать включения в справочники для сотрудников, есть политика в отношении приспособления для инвалидов, политика в отношении отпуска в армии, политика в отношении приспособления для кормления грудью и политика в отношении отпуска для жертв преступлений.
Копай глубже: Как собрать справочник сотрудника
Что включать в справочник сотрудника: пункты, которые должен включать каждый справочник сотрудника
Есть несколько общих заявлений об отказе от ответственности, которые должны быть в каждом справочнике для сотрудников.
Тери Нельсон, дочь Дэвида Нельсона
- Не договор . Важно отметить, что справочник является всего лишь справочником и не дает никаких обещаний относительно продолжения работы. Купер рекомендует следующую формулировку: «Это руководство не является контрактом, явным или подразумеваемым, и не гарантирует трудоустройство на какой-либо конкретный период времени. Хотя мы надеемся, что наши трудовые отношения будут долгосрочными, Компания или вы можете прекратить отношения в любое время, с уведомлением или без него, с указанием причины или без таковой, в той степени, в которой это разрешено законом ».
- Справочник превосходит предыдущие программные документы . В справочнике должно быть четко указано, что это последнее слово о политике компании. Купер предлагает вам использовать следующую формулировку: «Настоящее руководство для сотрудников заменяет все предыдущие политики и процедуры, включая, помимо прочего, все меморандумы или письменные правила, которые могли быть выпущены по темам, затронутым в этом справочнике».
- Политика в справочнике может быть изменена. . Важно оставить немного места для маневра, потому что времена меняются, возникают новые проблемы, и вам может потребоваться внести исправления. Вот как Купер предлагает вам сформулировать это положение: «Политики, включенные в это руководство, являются только рекомендациями и могут быть изменены, если Компания сочтет это целесообразным и необходимым. Время от времени вы можете получать уведомления о новых или измененных политиках, процедурах, льготах или программах ».
- Страница благодарности сотруднику . Чтобы защитить свой бизнес и убедиться, что ваши сотрудники знают, что ваша компания соблюдает эти законы, важно включить страницу с подтверждением, которую сотрудник подписывает и возвращает. В подтверждении должно быть указано, что сотрудник понимает, что он обязан прочитать правила и следовать им. «Вы хотите, чтобы страницу подтверждения можно было отсоединить от справочника», - говорит Купер. «После того, как он будет подписан, он должен войти в личное дело сотрудника».
Копай глубже: Инструменты: подтверждение квитанции из справочника сотрудника
Что включать в справочник сотрудника
Прежде чем писать справочник для сотрудников, вы также должны выделить время, чтобы определить, что важно для вас как для бизнеса. Вам небезразлично, как выглядят ваши сотрудники, когда они на работе? Вы хотите, чтобы они воздерживались от обмена текстовыми сообщениями во время работы? Вам не все равно, пишут ли они о компании? Если проблема важна для вас и у вас есть ожидания в отношении поведения сотрудников, вам следует решить ее в политике.
«Важными проблемами могут быть такие вещи, как способность сотрудника пользоваться мобильными телефонами на работе или во время вождения; использование подходящего (или ненадлежащего) способа обсуждения сотрудниками работодателя в чатах или блогах в нерабочее время; или даже способность работодателя решать проблемы, связанные с тем, как сотрудники используют свои компьютеры, электронную и голосовую почту », - говорит Купер. «Одна из самых важных вещей, о которой следует помнить, - это то, что в вашем справочнике должен быть отражен способ ведения бизнеса. Если вы пишете политику, будьте готовы обеспечить ее соблюдение - будь то ограничения параметров политики или цели, поддерживающие политику. Вам необходимо, чтобы ваш справочник действительно отражал ваш бизнес ».
Вам также необходимо решить, какой тон вы хотите использовать в своем справочнике. Многие справочники написаны с отрицательной точки зрения «не должен». Однако некоторые из наиболее эффективных руководств написаны с положительной точки зрения. «Конечно, сотрудникам необходимо знать, какое поведение вызовет проблемы, например, чрезмерное отсутствие на работе, но политика не должна быть написана с упором на наказание», - говорит Купер.
Вот руководство, какие разделы вы можете включить в справочник для сотрудников:
1. История компании . Хотя это и не обязательно, краткий раздел, посвященный истории компании и ее миссии, может помочь задать тон справочнику для сотрудников. Роусон говорит, что этот раздел может включать в себя обсуждение заявления о миссии компании, причины, по которой она существует, кто ее клиенты, каково ее положение на рынке и т. Д. «Вы можете поговорить об основателе, чтобы получить представление об истории компании. или культура, - говорит Роусон. «Вы можете добавить обсуждение команды руководителей, чтобы люди чувствовали себя так, как будто они знают, на кого они в конечном итоге работают». Купер предостерегает от каких-либо обещаний в этом разделе, таких как обещание платить сотрудникам максимальную сумму в вашей области, что может быть трудно выдержать, если компания попадет в тяжелые экономические времена.
2. Политика в отношении оплачиваемого отгула . В этом разделе излагается политика компании в отношении отпусков, например, как заработать отпуск и как запланировать отпуск. В нем также следует указать, какие праздники соблюдает компания, в том числе на какие праздники компания закрывается, и, если компания является рестораном или другим предприятием, которое остается открытым в праздничные дни, как сотрудники будут получать компенсацию за работу в праздничные дни. Вы также можете обратиться к отпуску по болезни, семейному отпуску по болезни и другим видам отпусков, например, отпуску по семейным обстоятельствам.
3. Поведение сотрудников . Под этим заголовком вы можете обсудить политику посещаемости, перерывы на обед и время отдыха, а также общие ожидания в отношении поведения сотрудников. Это может включать в себя определение политики, направленной против дискриминации сотрудников в отношении преследования, запрета на курение, политики злоупотребления психоактивными веществами, использования сотрудниками Интернета или электронной почты, а также дресс-кода - если последний у вас есть. Возможно, вы захотите обсудить, как сотрудники должны разрешать конфликты. Сделайте этот раздел очень общим. «Не вдавайтесь в подробности, - говорит Купер. «Человеческая природа желает иметь подробный список всех приемлемых вещей, но человеческая природа такова, что вы тоже что-то забудете».
4. Плата и акции . Опишите ваши способы оплаты и сообщите сотрудникам, будут ли они получать зарплату каждую неделю или каждые две недели или что-то еще. Здесь вы формулируете свою политику сверхурочной работы, определяете часы работы и обсуждаете структуру уровней заработной платы, чтобы люди знали, какое место они занимают в иерархии, говорит Роусон. «Последнее, что вы хотите сделать, нанимая кого-то, - это удивить его, когда ему придет зарплата», - говорит Роусон. «Вы хотите, чтобы люди знали, как часто они будут получать зарплату и как они будут получать оплату, предлагаете ли вы прямой депозит и сколько периодов выплат в году». Вы также можете рассказать о том, какие типы компенсационных пакетов вы предлагаете, в том числе о том, имеют ли сотрудники право на бонусы или опционы на акции и как работает процесс служебной аттестации. Купер предупреждает, что если вы излагаете политику компании по продвижению, вам нужно помнить, что компания и ее менеджеры должны поддержать эту политику. «Вот где большинство компаний совершают ошибки», - говорит она. «Они обещают слишком много и не следуют своей собственной политике».
5. Преимущества . В этом разделе предоставьте сотрудникам общий обзор преимуществ, которые вы предлагаете в отношении здравоохранения, стоматологии, зрения, страхования жизни и т. Д., Но не обсуждайте конкретные политики с конкретными компаниями. «Ваши льготы могут часто меняться - вероятно, чаще, чем это делается в справочнике», - отмечает Купер. Обсудите, кто имеет право на участие, будь то только сотрудники, работающие полный рабочий день, или если сотрудникам, работающим неполный рабочий день, предлагается пропорциональный пакет льгот, также рассмотрите этот вопрос. Перечислите критерии права на участие, когда вы можете зарегистрироваться на пособие, и какие жизненные события критически важны, во время которых вы можете изменить пособие, например, вступление в брак или рождение ребенка.
После того, как вся информация собрана в справочник сотрудника, обязательно проверьте документ, прежде чем распространять его среди сотрудников. По возможности, к подготовке справочника следует привлечь юриста. «Если работодатель пытается сэкономить деньги, - говорит Купер, - минимум, что он должен сделать, - это попросить адвоката проверить его после того, как все будет готово». Эта проверка, добавляет она, может помочь вашему бизнесу избежать будущих судебных исков, связанных с поведением сотрудников, которое определено - или не определено - в справочнике для сотрудников.
Копай глубже: Вам нужна политика в отношении социальных сетей?
Доктор Джефф молодая первая жена
Что включать в руководство для сотрудников: рекомендуемые ссылки
Общество управления человеческими ресурсами
http://www.shrm.org
SHRM - крупнейшая в мире ассоциация по управлению человеческими ресурсами, представляющая более 250 000 членов из более чем 140 стран.
Министерство труда США
http://www.dol.gov
Руководства по федеральным законам о труде на веб-сайте Министерства труда могут помочь вам убедиться, что вы изучаете основы в своем справочнике для сотрудников.
Справочник по малому бизнесу
http://www.osha.gov/Publications/smallbusiness/small-business.html
Справочник Управления по безопасности и гигиене труда Министерства труда для малого бизнеса может помочь работодателям обеспечить безопасное и здоровое рабочее место для своих сотрудников.
Бесплатное руководство по модели
http://www.smallbusinessnotes.com
Smallbusinessnotes.com предлагает бесплатное руководство по моделям. Полное руководство по политике Института Александра Гамильтона (100 долларов США) представляет собой компакт-диск с редактируемыми политиками и руководящими принципами для каждого штата. И Policies Now - это роскошная программа (hrtools.com; 199 долларов), в которой используется мастер вопросов и ответов, который поможет вам настроить руководство.
Мир на работе
http://www.worldatwork.org
Эта глобальная ассоциация человеческих ресурсов уделяет особое внимание компенсации, льготам, работе и личной жизни и интегрированному общему вознаграждению, чтобы помочь организациям привлекать, мотивировать и удерживать талантливую рабочую силу.
Примечание редактора: Ищете кадровый аутсорсинг для вашей компании? Если вам нужна информация, которая поможет вам выбрать тот, который вам подходит, воспользуйтесь приведенной ниже анкетой, чтобы наш партнер BuyerZone бесплатно предоставил вам информацию:
От редакции: Inc. пишет о продуктах и услугах в этой и других статьях. Эти статьи редакционно независимы - это означает, что редакторы и репортеры исследуют и пишут об этих продуктах без какого-либо влияния со стороны каких-либо отделов маркетинга или продаж. Другими словами, никто не говорит нашим репортерам или редакторам, что писать или включать в статью какую-либо конкретную положительную или отрицательную информацию об этих продуктах или услугах. Содержание статьи полностью на усмотрение репортера и редактора. Однако вы заметите, что иногда мы включаем в статьи ссылки на эти продукты и услуги. Когда читатели переходят по этим ссылкам и покупают эти продукты или услуги, Inc может получить компенсацию. Эта рекламная модель, основанная на электронной коммерции, - как и любое другое объявление на страницах наших статей - не влияет на наше редакционное освещение. Репортеры и редакторы не добавляют эти ссылки и не управляют ими. Эта рекламная модель, как и другие, которые вы видите на Inc, поддерживает независимую журналистику, которую вы найдете на этом сайте.
