Для некоторых предпринимателей встречи приравниваются к тренировкам, они не веселые, но вы знаете, что они необходимы. Иногда встречи проходят быстро и по делу, а иногда они занимают значительную часть вашего дня. Но независимо от того, как долго длится встреча, самое важное - это то, что вы от нее получите.
У вас есть сроки, которые нужно выполнить, множество задач, которые нужно выполнить, и целая команда, которой нужно управлять. Время - деньги, и при неправильном обращении встречи могут съесть много драгоценных часов. Чтобы помочь вам получить максимальную отдачу от встреч команды, вы и ваши сотрудники можете следовать этому руководству из пяти шагов. Вы быстро заметите себя, и ваша команда будет чаще проводить более продуктивные встречи.
Джастин Биг Чиф Ширер собственный капитал
1. Разработайте и раздайте повестку дня.
Заранее подготовив повестку дня встречи, вы сможете составить четкий план игры. Вы можете перечислить все важные вопросы, которые хотите обсудить, и цели, которых вы хотите достичь, в конце встречи. Сделайте его кратким и даже вставьте пустые места для вещей, которые вы хотели бы знать.
На обратной стороне повестки дня вы можете составить список пронумерованных пропусков для действий. Это позволяет участникам встречи записывать все, что им нужно сделать в результате встречи, и хранит все в одном месте.
Как только повестка дня будет завершена, отправьте ее своей команде. Они смогут точно увидеть, что вы хотите обсудить, какие вопросы у вас могут возникнуть и какие идеи или проблемы они могут захотеть поднять. Повестка дня помогает каждому понять, чего ожидать и чего от него ожидать во время встречи.
2. Спланируйте повестку дня.
Повестка дня - это просто список вопросов для обсуждения. Очень важно, чтобы все рассмотрели повестку дня перед встречей, чтобы подготовить список вопросов, ответов или советов рядом с каждым пунктом. Это будет держать всех в курсе, обсуждая все, что необходимо обсудить, прежде чем перейти к следующему пункту повестки дня.
В конце каждой темы спросите всех: «Есть ли у кого-нибудь вопросы, прежде чем мы продолжим?» Это шанс поднять любые другие вопросы, пока информация еще свежа в памяти всех.
3. Перед каждой встречей уходите в темноту.
Поощряйте свою команду взять с собой свою повестку дня и уйти в «темноту» или отойти от отвлекающих факторов, чтобы сосредоточиться на внесении обновлений и новых идей. Например, когда вы решите провести мозговой штурм, попросите всех посвятить 10-15 минут мозговому штурму незадолго до собрания, чтобы подготовить список идей для обсуждения. Они даже могут добавлять свои идеи и заметки в свою повестку дня в качестве краткого справочника.
Это позволит вам и вашей команде сразу же приступить к встрече и обойти вокруг стола, чтобы обсудить идеи, пока они находятся в центре внимания. Вместо того, чтобы долго ждать выступления следующего человека, каждый будет готов обсудить идеи, и у вас будет гораздо больше шансов выбрать лучший курс действий в тот же день. Энергия в комнате будет заразительной, и вы будете счастливы увидеть, насколько более продуктивными могут стать эти встречи.
4. Избавьтесь от отвлекающих факторов.
Встречи созданы, чтобы уделить определенное время обсуждению важных вопросов. Уважайте это время, не принося с собой посторонних отвлекающих факторов, например телефона или ноутбука. В противном случае коллеги могут подумать, что это грубо или неуважительно видеть, как вы печатаете или постоянно проверяете свой телефон.
Однако, поскольку некоторым людям может потребоваться электронное устройство, чтобы делать заметки или следить за электронной почтой, убедитесь, что он установлен в бесшумном режиме, чтобы не звучали громкие уведомления. Кроме того, если вы принесете с собой электронные устройства, скажите всем в начале встречи, что вы будете использовать их для заметок. Если не брать с собой устройства и не предупреждать людей о том, зачем вы приносите устройство, коллеги не будут сомневаться, обращаете ли вы внимание.
5. Завершите встречи, повторив ключевые выводы.
Как руководитель собрания, обязательно используйте последние пять минут каждого собрания, чтобы быстро подвести итоги. Это помогает сделать наиболее важные биты информации кристально ясными. Повторение того, что каждый должен сделать или представить к следующей встрече, - отличный способ завершить встречу и сосредоточить внимание всех на задаче.
Получение пользы от встреч должно быть главным приоритетом, не устраивайте встречи для того, что вы можете быстро обсудить по телефону или электронной почте. Убедитесь, что ваши встречи настроены на важные темы для обсуждения и высокую продуктивность. Пусть ваша команда поможет вам разумно использовать это время для совместной работы и плавного выполнения проектов.
