«Я не могу открыть документ, который вы мне прислали!»
На это часто жалуются пользователи Microsoft Office 2003 и более ранних текстовых редакторов с момента запуска Microsoft. Office 2007 , и представил формат .docx. «В начале каждого семестра мы нанимаем новых практикантов, которые учатся в колледже», - говорит Мэтт Браунелл, редактор журнала Ударная инициатива , компания по маркетингу и связям с общественностью, которая работает в основном с докладчиками, авторами и консультантами и использует Microsoft Office 2003. «У них, как правило, есть новые ноутбуки и последняя версия Office, и они присылают нам резюме, которые мы не можем открыть. . '
Что случилось со средней дочерью Тони Битса
Хотя Microsoft предлагает бесплатную программу преобразования, которую пользователи могут загрузить с ее веб-сайта, как и многие пользователи Office 2003, Браунелл и его коллеги не горели желанием использовать это решение. Вместо этого потенциальным стажерам было предложено повторно отправить свои резюме в виде файлов .doc. Но у Ictus было меньше вариантов, когда клиенты отправляли файлы .docx. И, как обнаружил Браунелл, проблема не ограничивалась Microsoft Word. Были также новые файлы .pptx для PowerPoint и файлы .xlsx для Excel. «На днях я поручил стажеру поручить ей составить электронную таблицу», - говорит Браунелл. «Это был файл .xlsx. В тот момент я наконец сдался и скачал конвертер, но мне это не понравилось ».
'Я перешел на Microsoft Office 2008 для Mac в 2008 году », - говорит Кимберли Хэтэуэй, управляющий партнер компании Hathaway PR . «Но что это за хрень? Это было почти так, как будто нам не стоило беспокоиться об обновлении ». Она отмечает, что у большинства высокотехнологичных клиентов есть Office 2007, но они составляют лишь около 10 процентов ее бизнеса. «В остальном вы действительно не знаете, у кого новый Офис, а у кого нет», - говорит она. «Мы много работаем с небольшими региональными изданиями, и у них нет последней версии Office». Один клиент, адвокат, использует старую версию WordPerfect, что создает другой набор проблем.
«Я не хочу, чтобы мое агентство выглядело устаревшим», - говорит Хэтэуэй. По ее мнению, отправка файлов .doc пользователям Office 2007 сопряжена с риском отправки этого сообщения. «Если я вижу, что кто-то использует .docx, я отправляю файл .docx». В случае сомнений она отправляет файл .doc, чтобы не смущать кого-либо, использующего старую версию Word. Чтобы всегда иметь файлы в нужных форматах, ее компания придерживается политики сохранения всех документов в трех форматах: .doc, .docx и .pdf.
«От одного до трех раз в неделю у нас возникает проблема, когда кто-то забывает и отправляет файл .docx, и нам приходится повторно отправлять что-то в более старом формате», - говорит она. «Очень досадно, сколько времени и сил тратится на глупое форматирование».
Почему Microsoft добавила x
Для таких пользователей, как Hathaway и Brownell, новый формат кажется призванным вызвать раздражение и вынудить пользователей быстрее перейти на новейшее программное обеспечение. «Я думаю, что пользователи изначально не верили, что он вообще не имеет обратной совместимости со старой версией», - говорит Браунелл. «Мы предполагали, что проблема будет решена. Если можно было создать этот новый формат, почему они не смогли сделать его обратно совместимым? »
Но создание обратно совместимого формата могло быть невозможным, поскольку с .docx, pptx и .xlsx компания внесла фундаментальные изменения в способ создания своих файлов. Новые форматы файлов основаны на Extensible Markup Language или XML, широко признанном стандарте документов.
Фактически, переход на .docx, .pptx и .xlsx является частью перехода к более открытому стандарту форматирования файлов для Microsoft, что позволяет разработчикам более легко создавать приложения, которые могут получать доступ к данным в документах Word (для переноса в веб-страницу, например), а также упростить другим программам обработки текста открытие документов Word. Некоторые утверждают, что Microsoft сделала шаг, чтобы конкурировать с файлами в формате Open Document Format (.odf), форматом с открытым исходным кодом, который популярен, особенно за пределами США. «Наше программное обеспечение поддерживает файлы .odf и .docx, а также файлы .pdf, - отвечает Грей Ноултон, менеджер группы продуктов Office для разработчиков в Microsoft. «Мы сделали шаг, чтобы быть более открытыми и прозрачными».
какой рост у Глории Оллред
По его словам, у файлов на основе XML есть и другие преимущества. Во-первых, они более сжатые, чем файлы .doc. «Документ Word, использующий формат .docx, может составлять половину или три четверти размера файла .doc», - говорит он. «Это экономит место на жестком диске и пропускную способность. Кроме того, если вы попытались открыть поврежденный файл в формате .doc, Word просто не смог бы его открыть. Таким образом было потеряно много данных. Когда вы открываете поврежденный файл .docx, он все равно откроется, и вы сможете увидеть и использовать все неповрежденные части ».
Дэн Гукин, автор Microsoft Word для чайников (который присутствует как в версиях 2003, так и 2007) соглашается с тем, что, хотя он расстраивает многих пользователей, новый формат приносит стоящие преимущества. «Нельзя вечно придерживаться старых форматов файлов», - говорит он. И, добавляет он, «поскольку он такой гибкий и обновляемый, я думаю, что они еще долго будут придерживаться формата .docx».
Работа с .doc и .docx
Если .docx никуда не денется, но у большинства пользователей все еще есть Word 2003, как лучше всего управлять конфликтами форматов файлов? Вот несколько стратегий, которые могут помочь в зависимости от того, какую версию Word вы используете.
Если вы используете Word 2003:
•Скачайте конвертер.Самый простой способ справиться с .docx и другими файлами на основе XML - это загрузить бесплатную версию Microsoft. конвертер . После установки Office 2003 откроет файлы .doc, .xlsx и .pptx с паузой в несколько секунд для преобразования.
•Используйте Документы Google. Документы Google откроет файл .docx через свой онлайн-интерфейс. Это бесплатно, хотя вам необходимо создать учетную запись Google.
•Попробуйте Open Office.Текущая версия Открытый офис может открывать файлы .docx, и это бесплатно.
•Не покупайте Office 2007.Поскольку выпуск Office 2010 запланирован на это лето, вкладывать средства в Office 2007 на данный момент не имеет смысла. С другой стороны, если вам интересно, вы можете бесплатно скачать бета-версия Office 2010, с которым можно поиграть.
Если вы используете Word 2007:
•Установите .doc в качестве формата по умолчанию.«Новый формат ценен, и я думаю, что каждый должен в конечном итоге перейти на него», - говорит Гукин. Но пока вам следует настроить Office 2007 на сохранение файлов в формате .doc по умолчанию. Люди с более новой версией Word могут открыть старый формат - и могут даже не заметить разницы ».
