Просто запуск вашего почтового приложения заставляет ваши плечи сводить с ума. И волнение перед предстоящим отпуском омрачается мыслью о том, что вас ждут тысячи писем без ответа.
Если чтение электронных писем и ответы на них вызывают у вас усталость и угнетение, пришло время держать свой почтовый ящик под контролем .
Это не работает
Если вы похожи на большинство людей, вы нажимаете на определенные сообщения, чтобы узнать, что происходит. Иногда отвечаешь ты. Иногда вы отмечаете что-то как прочитанное. Другие сообщения, которые вы читаете, затем закрывайте, возможно, «звездочкой», с намерением вернуться к ним позже.
Это не работает, потому что к ним почти никогда не вернешься. Тем временем приходят новые электронные письма, которые выталкивают старые глубже в список ... и дальше от вашего сознания.
Когда ваш почтовый ящик захламляется и забивается до отказа, то же самое происходит и с вашим разумом. И все эти оставленные без присмотра электронные письма ломают голову, как Дамоклов меч.
Неудивительно, что вы не можете сосредоточиться. Неудивительно, что сообщения проваливаются. Неудивительно, что ты в стрессе.
Измените то, как вы думаете о своем почтовом ящике
Два простых изменения парадигмы могут оказать тектоническое влияние на ваш почтовый ящик:
Сдвиг парадигмы №1: электронная почта не должна оставаться в вашем почтовом ящике.
Думайте о своем почтовом ящике как о кухонном столе, а о почтовом ящике, полном новых сообщений, как о большом мешке с продуктами. Вы бы не оставили те продукты на прилавке, не так ли?
Нет, вы бы поставили скоропортящиеся продукты в холодильник, консервы в шкаф, сахар и муку в кладовку. Вы уловили идею.
Так почему вы оставляете все эти электронные письма в своем почтовом ящике? Убери их подальше!
Смена парадигмы №2. Лучше искать, чем сортировать.
Когда-то вам приходилось сортировать каждое электронное письмо по какой-то сложной структуре папок. Но те времена давно прошли.
В наши дни лучший способ «убрать» электронную почту - это заархивировать ее, как только вы разобрались с ней.
Ронни Дево все еще женат?
Теперь не волнуйтесь, сообщение никуда не делось. Вы можете найти его в любое время, используя функцию поиска почтового приложения.
Заставьте эти сдвиги парадигмы работать
Как вы применяете эти основополагающие парадигмы? Мне нравится брать фреймворк, который мой друг Ари Мейзель описывает в своей книге: Меньше дел, больше жизни .
Каждый раз, когда вы садитесь проверять электронную почту, вы должны что-то делать с каждым письмом.
В качестве примечания отключите уведомления по электронной почте и не проверяйте наличие новых писем каждые пять минут. Блокируйте, скажем, 30 минут за раз, и проверяйте электронную почту только 2-3 раза в день.
Теперь, когда вы просматриваете новое электронное письмо, немедленно выполните одно из следующих действий:
Смирись с этим
Если это займет всего 1-3 минуты, ответьте на письмо. Затем заархивируйте это.
Удалите это
Если вы не предпринимаете никаких действий с письмом, избавьтесь от него, заархивировав его. Фактически, вы «удаляете» письмо из своего почтового ящика, но вы все равно сможете найти его позже, если вам нужно.
Отложить это
Теперь, если вам нужно ответить на электронное письмо, но вы не можете сделать это в данный момент, вы можете отложить его одним из нескольких способов:
- Переместите его в папку To-Do
- Добавьте электронное письмо в Задачи Gmail (или аналогичную функцию в своем почтовом приложении)
- Отправьте его по электронной почте на свою учетную запись Asana, чтобы превратить его в задачу
- Используйте бесплатный плагин Boomerang, чтобы отправить вам письмо в будущем.
Если вы выполните указанные выше действия, ваши электронные письма перестанут накапливаться в вашем почтовом ящике.
Куда пойти отсюда
С этого момента удаляйте каждое электронное письмо из своего почтового ящика: обработайте его, удалите (заархивируйте) или отложите. Что бы вы ни делали со своими новыми электронными письмами, не позволяйте им оставаться в вашем почтовом ящике!
А как насчет накопившихся писем в вашем почтовом ящике?
Выберите порог или период, когда электронные письма определенного возраста больше не важны. Например, возьмите все электронные письма старше шести недель (или любой другой порог, который вы выберете), отметьте их как прочитанные и заархивируйте.
Оставшиеся письма уберите раз и навсегда.
Это может занять несколько часов, но, прежде чем вы это узнаете, вы достигли нулевого уровня папки «Входящие».
Ваш почтовый ящик - как и ваш разум - стал незагроможденным. Теперь вы можете вздохнуть спокойно и снова наслаждаться электронной почтой.
