Создание эффективного делового электронного письма стало утерянным искусством. Все больше и больше профессионалов получают письма с безличными приветствиями или без них, с орфографическими ошибками, отсутствием структуры и нечетким содержанием. Эти плохо написанные электронные письма могут плохо отразиться на отправителе или даже помешать кому-либо вести с ними дела.
Вот почему так важно обращать внимание на этикет и лучшие практики при общении с деловыми контактами, коллегами и сотрудниками по электронной почте. Ниже группа бизнес-лидеров поделилась своими советами по написанию идеального делового письма и почему каждый совет так эффективен.
Мэри Кей Клейст Дата рождения
Используйте четкую и актуальную тему.
У вас может быть лучшая электронная почта в мире, но если ваша тема не изменится, она, скорее всего, никогда не откроется. Вот почему тема вашего электронного письма так важна.
«Избегайте расплывчатых или общих тем и убедитесь, что ясно, что вы обсуждаете», - говорит Калин Кассабов, основатель и генеральный директор ProTexting . «Если это сообщение для кого-то, кого вы плохо знаете, вы можете упомянуть контекст, например« Re: Наш разговор на виртуальной конференции XYZ ».
Держать его коротким.
Когда в ваш почтовый ящик приходит так много писем, вам, вероятно, не понравится читать длинное письмо, состоящее из нескольких абзацев, как и человеку, которому вы пишете, говорит Келси Рэймонд, соучредитель и президент компании Influence & Co.
«Если вы поймали себя на том, что пишете в электронном письме более четырех абзацев, спросите, не лучше ли это сделать по телефону», - говорит Раймонд.
Скажите им, почему.
В большинстве писем говорится о том, чтобы побудить кого-то предпринять определенные действия после того, как они его прочитали. Просите ли вы что-то коллегу или предлагаете свои услуги потенциальному клиенту, расскажите им, почему вы делаете запрос.
Например, «Привет, Клара, не могли бы вы просмотреть эту таблицу, чтобы помочь нашей компании А», или «Привет, Марк, наши услуги увеличат количество потенциальных клиентов в вашей воронке продаж». Если вам интересно, давайте поговорим '', - говорит Самуэль Тимоти, соучредитель OneIMS . «Если вы можете продать им то, что в этом есть, вы повлияете на них».
Добавьте призыв к действию.
Помимо объяснения причины вашего электронного письма, обязательно добавьте в конце призыв к действию (CTA), - говорит Стефани Уэллс, соучредитель и технический директор компании. Грозные формы .
«Добавление CTA дает вашим подписчикам возможность перейти в другое место, чтобы они могли продолжить взаимодействие с вашим брендом за пределами своего почтового ящика», - отмечает Уэллс. «Ссылки на ваш веб-сайт будут привлекать на него целевой трафик и перемещать клиентов по воронке продаж, так что вы можете повысить конверсию».
Будьте дружелюбны и оптимистичны.
Часто сложно интерпретировать тон и эмоции человека с помощью текстовых средств, поэтому Мэтт Уилсон, соучредитель До 30 лет , рекомендует проявлять особую дружелюбие и оптимизм, чтобы обезвредить любое возможное недопонимание.
«Будьте очень прямолинейны в содержании своего электронного письма, но если вы начнете и закончите с дополнительным энтузиазмом или восклицаниями, это может помочь кому-то интерпретировать тон письма как более позитивный», - говорит Уилсон. «Когда люди устают или ленивы, они забывают, что электронная почта часто не работает, и у них возникают проблемы».
Персонализируйте его и сделайте актуальным.
Николь Муньос, основатель и генеральный директор Николь Муньос Консалтинг , советует профессионалам включать персонализацию и социальные доказательства в свои деловые электронные письма.
«Люди хотят знать, что для чтения электронной почты есть веская причина и что их время тратится не зря, - объясняет Муньос. «Чтобы продемонстрировать это, убедитесь, что письмо имеет отношение к ним».
Проверьте разные темы и скопируйте.
Когда Рувим Йонатан, основатель SaasList , и его команда рассылали электронные письма с гостевыми постами, они научились создавать идеальные электронные письма, тестируя различные элементы и отслеживая результаты.
«Мы заметили, например, что, когда мы дали два варианта названия, мы получили более высокий уровень вовлеченности», - говорит Йонатан. «Метод проб и ошибок, а также анализ и корректировки помогут вам создать идеальное деловое письмо для ваших целей».
Сначала черновик, затем добавьте адрес электронной почты получателя.
Единственное, что хуже плохо написанного электронного письма? Наполовину написанное электронное письмо, которое было случайно отправлено до того, как оно было завершено. Чтобы избежать этой неудачи, Дайана Гудвин, основательница и генеральный директор MarketBox , всегда сначала записывает текст и тему сообщения электронной почты, а затем добавляет адрес электронной почты получателя в качестве последнего шага.
«Даже когда я спешу, электронное письмо всегда отправляется последним, чтобы избежать случайной или преждевременной отправки писем», - говорит Гудвин. 'Отменить отправку' в Gmail - тоже спаситель '.
Дэнни из графа кастомса женился
