В эпоху Интернета , вы можете обнаружить, что нажимаете «ответить», набираете быстрый ответ и нажимаете «отправить», даже не задумываясь о том, что вы только что написали. Но эксперты сходятся во мнении, что ваше поведение с электронной почтой может подорвать вашу репутацию как в личном, так и в профессиональном плане. Inc.com связалась с некоторыми из самых опытных экспертов в области электронной почты и попросила их взвесить, как улучшить ваш почтовый этикет.
1. Обсуждайте только общественные вопросы. Все мы слышали истории о «частном» электронном письме, которое в конечном итоге рассылалось по всей компании, а в некоторых случаях и по всему Интернету. Когда дело доходит до этикета электронной почты, важно учитывать, является ли обсуждаемый вами вопрос публичным или тем, о чем следует говорить за закрытыми дверями. Прежде чем нажать кнопку «отправить», спросите себя, написали ли вы обсуждаемую тему на фирменном бланке или на доске объявлений, чтобы все увидели. - Джудит Каллос ,
автор Этикет электронной почты стал проще, электронная почта: руководство и электронная почта: руководство по написанию хорошо
2. Кратко представьтесь. Не думайте, что человек, получающий ваше электронное письмо, знает, кто вы, или помнит, что встречал вас. Если вы не уверены, узнает ли получатель ваш адрес электронной почты или имя, включите простое напоминание о том, кто вы по отношению к человеку, с которым обращаетесь; формальная и обширная биография себя не обязательна. - Пегги Дункан , эксперт по личной продуктивности и автор Избавьтесь от перегрузки электронной почты с помощью лучших привычек, этикета и Outlook 2007
Примечание редактора. Ищете услуги электронного маркетинга для вашей компании? Если вам нужна информация, которая поможет вам выбрать тот, который вам подходит, воспользуйтесь приведенной ниже анкетой, чтобы наш партнер BuyerZone бесплатно предоставил вам информацию:
3. Не пишите «злой» по электронной почте. Электронная почта с плохими новостями, увольнение клиента или поставщика, выражение гнева, выговор кому-то, пренебрежение другими людьми в электронных письмах (особенно если вы говорите что-то менее доброе о своем боссе) - все это основные запреты. Поскольку электронная почта может показаться такой неформальной, многие люди попадают в эту ловушку. Всегда помните, что переписка по электронной почте длится вечно. - Линдси Поллак , специалист по вопросам карьеры и рабочего места, консультант по этикету электронной почты, автор книги Переход от колледжа к карьере
4. Умеренно используйте восклицательные знаки. Максимальное количество восклицательных знаков в деловом письме? Один. В противном случае вы рискуете выглядеть по-детски и непрофессионально. - Поллак
5. Будьте осторожны с конфиденциальной информацией. Воздержитесь от обсуждения конфиденциальной информации в электронных письмах, например, чьей-либо налоговой информации или подробностей особо конфиденциальной деловой сделки. Если электронное письмо попадет не в те руки, вы можете столкнуться с серьезными - даже юридическими - последствиями. - Питер Пост , директор Института Эмили Пост в Берлингтоне, штат Вермонт, который предлагает советы по этикету и ответы на такие вопросы манеры, как свадебный этикет, вопросы воспитания детей и правила поведения за столом.
6. Своевременно отвечайте. Если вы не работаете в чрезвычайных ситуациях, нет необходимости быть доступным сразу после получения электронного письма. В зависимости от характера электронного письма и отправителя, ответ в течение 24–48 часов является приемлемым. - Дункан
7. Воздержитесь от посылки однострочных. «Спасибо» и «О, хорошо» никоим образом не продвигают разговор. Если вы не ожидаете ответа, не стесняйтесь помещать «Ответ не требуется» в верхней части электронного письма. - Дункан
8. Не используйте ярлыки для реальных слов, смайликов, жаргона или сленга. Слова взрослых, деловых людей, использующие такие ярлыки, как «4 u» (вместо «для вас»), «Gr8» (для отличного) в деловой электронной почте неприемлемы. Если вы не добавляете смайлик или смайлик в свою деловую переписку, не добавляйте его в сообщение электронной почты. Любое из вышеперечисленного может сделать вас менее профессиональным. - Дункан
9. Держите его в чистоте. Ничто не раздражает получателей больше, чем когда люди отвечают и оставляют сообщения беспорядочными, например, цепочка электронной почты, содержащая чрезмерное количество знаков вставки (>>>), или страницы и страницы адресов электронной почты, которые не были защищены с помощью скрытой копии. Вы можете избавиться от каретки, выделив текст, Ctrl + F, чтобы использовать команду «Найти и заменить», чтобы найти курсор и заменить их все ничем. Вы можете избавиться от всех адресов электронной почты, просто удалив их. Очистите его, а затем отправьте. - Дункан
10. Четко указывайте тему письма. Поскольку почтовые ящики забиты сотнями электронных писем в день, очень важно, чтобы ваша тема была по существу. Он должен быть достаточно простым и информативным по отношению к тому, о чем вы написали. Ожидайте, что любое электронное письмо с милой, расплывчатой или неясной темой будет удалено. Кроме того, подтвердите свою тему так же тщательно, как и остальную часть электронного письма. - Почта
11. Не путайте со спамом. Избегайте строк темы, написанных заглавными буквами и строчными буквами, а также строк, содержащих URL-адреса и восклицательные знаки, которые могут выглядеть для получателя как спам. - Джудит Каллос ,
автор Этикет электронной почты стал проще, электронная почта: руководство и электронная почта: руководство по написанию хорошо
12. Ваша тема должна соответствовать сообщению. Никогда не открывайте старое письмо, нажимайте «Ответить» и отправляйте сообщение, не имеющее ничего общего с предыдущим. Не бойтесь сменить тему, как только изменится цепочка писем или их содержание. - Пегги Дункан , эксперт по личной продуктивности и автор Избавьтесь от перегрузки электронной почты с помощью лучших привычек, этикета и Outlook 2007
13. Предоставьте предупреждение при отправке больших вложений. Отправка необъявленных больших вложений может засорить почтовый ящик получателя и привести к тому, что другие важные электронные письма будут отклоняться. Если вы отправляете что-то размером более 500 КБ, отправители должны спросить: «Не возражаете, если я пришлю вам вложение? Когда для вас будет лучшее время? - Каллос
14. Не более двух вложений и укажите логическое имя. Если это не было специально запрошено, воздержитесь от отправки сообщения с более чем двумя вложениями. Кроме того, дайте прикрепленным файлам логическое имя, чтобы получатель сразу знал тему и отправителя. - Дункан
15. Отправляйте или копируйте других только в случае необходимости. Прежде чем щелкнуть «Ответить всем» или указать имена в строках «Копия» или «Скрытая копия», спросите себя, всем ли получателям нужна информация в вашем сообщении. Если нет, зачем его отправлять? Найдите время, чтобы отправить свои сообщения нужным людям. - Дункан
16. Остерегайтесь «ответить всем». Не нажимайте «ответить всем», если каждый участник цепочки электронной почты не должен знать об этом. Вы должны быть уверены, что не отправляете всем в списке свой ответ - независимо от того, нужно ли им знать или нет. - Дункан
17. Поднимите трубку. Если в теме есть много параметров, которые необходимо объяснить или обсудить, и которые вызовут слишком много вопросов и путаницы, не обрабатывайте ее по электронной почте. Кроме того, электронная почта не должна использоваться для отмены встреч, обедов, интервью в последнюю минуту и никогда для сообщений ужасных новостей. Если у вас есть сотрудник или друг, которому нужно сообщить плохие новости, предпочтительнее телефонный звонок. Если это новость, которую нужно доставить большой группе, удобнее пользоваться электронной почтой. - Дункан
18. Оцените важность своей электронной почты. Не злоупотребляйте опцией высокого приоритета. Если вы будете злоупотреблять этой функцией, мало кто отнесется к ней серьезно. Лучшее решение - использовать описательные строки темы, которые точно объясняют, о чем идет речь. - Дункан
19. Сохраняйте конфиденциальность. Если вы отправляете сообщение группе людей и вам необходимо защитить конфиденциальность своего списка, вы всегда должны использовать «Скрытую копию». Кроме того, избегайте передачи адресов электронной почты третьим лицам (таким как Evite, информационный бюллетень и т. Д.). Убедитесь, что адреса, которые вы добровольно передаете третьим сторонам, остаются у них, особенно когда услуги, которые они предлагают, бесплатны. - Дункан
20. Будьте краткими и переходите к сути. Длинная электронная почта ушла в прошлое. Пишите лаконично, с большим количеством пробелов, чтобы не перегружать получателя. Убедитесь, что когда вы смотрите на то, что вы отправляете, это не кажется обременительным для чтения - не стесняйтесь использовать маркеры. Человеку, читающему вашу электронную почту, не нужно копаться в нескольких абзацах, чтобы понять, о чем вы спрашиваете. Вы должны указать цель электронного письма в первых двух предложениях. Будьте ясны и будьте впереди. - Линдси Поллак , специалист по вопросам карьеры и рабочего места, консультант по этикету электронной почты, автор книги Переход от колледжа к карьере
21. Знайте свою аудиторию. Ваше электронное приветствие и подписка должны соответствовать уровню уважения и формальности человека, с которым вы общаетесь. Кроме того, напишите для человека, который будет его читать - если он, как правило, очень вежлив и формален, пишите на этом языке. То же самое и с приемником, который ведет себя неформально и расслабленно. - Линдси Поллак , специалист по вопросам карьеры и рабочего места, консультант по этикету электронной почты, автор книги Переход от колледжа к карьере
22. Всегда ставьте подпись. Вы никогда не хотите, чтобы кто-то узнал, как с вами связаться. Если вы разбираетесь в социальных сетях, включите в подпись всю свою информацию из социальных сетей. Ваша подпись в электронной почте - отличный способ рассказать людям о вас больше, особенно если ваш адрес электронной почты не включает ваше полное имя или название компании. - Поллак
23. Используйте автоответчик только при необходимости. Автоматический ответ, в котором говорится: «Спасибо за ваше электронное сообщение. Я отвечу вам, как только смогу 'бесполезно. Однако одна вещь, которую делают эти сообщения, - это предупреждение спамеров о том, что ваша электронная почта настоящая и что они могут добавить вас в свой список спама. - Пегги Дункан , эксперт по личной продуктивности и автор Избавьтесь от перегрузки электронной почты с помощью лучших привычек, этикета и Outlook 2007
24. Обучите свой персонал. Владельцы бизнеса должны убедиться, что их сотрудники обучены общению по электронной почте - не предполагайте, что они знают, что делают и что считается профессиональным. Установите стандарты электронной почты, которых должен придерживаться каждый в компании. - Поллак
25. Ваша электронная почта - это ваше отражение. Каждое электронное письмо, которое вы отправляете, увеличивает вашу репутацию или снижает ее. Если ваша электронная почта разрознена, неорганизована и наполнена ошибками, получатель будет склонен думать о вас как о рассеянном, беспечном и неорганизованном бизнесмене. Мнение других людей имеет значение, и в профессиональном мире их восприятие вас будет иметь решающее значение для вашего успеха. - Питер Пост , директор Института Эмили Пост в Берлингтоне, штат Вермонт, который предлагает советы по этикету и ответы на такие вопросы манеры, как свадебный этикет, вопросы воспитания детей и правила поведения за столом.
Примечание редактора. Ищете услуги электронного маркетинга для вашей компании? Если вам нужна информация, которая поможет вам выбрать тот, который вам подходит, воспользуйтесь приведенной ниже анкетой, чтобы наш партнер BuyerZone бесплатно предоставил вам информацию:
От редакции: Inc. пишет о продуктах и услугах в этой и других статьях. Эти статьи являются редакционно независимыми - это означает, что редакторы и репортеры исследуют и пишут об этих продуктах без какого-либо влияния со стороны каких-либо отделов маркетинга или продаж. Другими словами, никто не говорит нашим репортерам или редакторам, что писать или включать в статью какую-либо конкретную положительную или отрицательную информацию об этих продуктах или услугах. Содержание статьи полностью на усмотрение репортера и редактора. Однако вы заметите, что иногда мы включаем в статьи ссылки на эти продукты и услуги. Когда читатели переходят по этим ссылкам и покупают эти продукты или услуги, Inc может получить компенсацию. Эта рекламная модель, основанная на электронной коммерции, - как и любое другое объявление на страницах наших статей - не влияет на наше редакционное освещение. Репортеры и редакторы не добавляют эти ссылки и не управляют ими. Эта рекламная модель, как и другие, которые вы видите на Inc, поддерживает независимую журналистику, которую вы найдете на этом сайте.
