У компаний есть множество причин управлять электронными файлами и оцифровывать свои документы. Одним из преимуществ является создание структуры для организации и обмена информацией; а также сокращение бумажных документов, создание контрольных журналов, обеспечение соответствия нормативным требованиям и облегчение внутреннего и внешнего сотрудничества. Системы управления документами (DMS) помогают компаниям оцифровывать, хранить, управлять и отслеживать документы, объекты данных и изображения в электронном виде. Будь то системы, программное обеспечение или решения, предложения DMS имеют множество функций и ценников. Мы придумали одни из лучших по категориям, чтобы помочь вам разобраться в том, что может быть запутанным набором вариантов.
В нашем обзоре мы нашли множество предложений. Некоторые системы ориентированы на обеспечение хранения, поиска, безопасности и включают в себя некоторые функции редактирования и совместного использования документов. Другие выходят за рамки DMS, предоставляя множество наворотов (и подключаемых модулей) для целого ряда возможностей, таких как создание рабочего процесса, управление задачами, совместная работа, автоматизированные правила и многое другое.
Учитывая изобилие вариантов, определение правильной системы может быть сложной задачей. Мы поговорили с Дженнифер Панкоу, менеджером по работе с клиентами, SHI International Corp., которая помогла упростить его: «Принимая бизнес-решение, спросите себя:« Что это дает мне, что помогает улучшить мой бизнес или удовлетворить критическую потребность? » Это то, на что мы помогаем клиентам взглянуть и наметить решение. Вместо того, чтобы думать: «Мне нужна DMS», спросите: «Что мне нужно делать?» Затем сузьте свой выбор до того, какое решение делает это, а какие - делают ».
этническая принадлежность Доун-Лиен Гарднер
Еще один вопрос, который следует рассмотреть: где я хочу хранить свои файлы? Существует три типа DMS: облачная, локальная и гибридная.
Облако: Благодаря этой услуге ваши документы находятся в облаке поставщика и готовы к мобильному доступу в любое время и в любом месте, где есть Интернет. Хранение может быть ограничено вашим контрактом (хотя большинство услуг предлагают различные уровни хранения и соответствующие цены), но часто это доступный вариант, который включает в себя управление системой и обновления, а также резервное копирование файлов в облако.
Локально: Эта опция позволяет больше настраивать, поскольку DMS находится на вашем сервере, и вы не ограничены хранилищем на уровне контракта. Но первоначальные затраты могут быть пугающими, ИТ-обслуживание может быть дополнительным, и вам нужно будет реализовать протокол резервного копирования на случай, если ваш сервер выйдет из строя.
Гибридный: Эта комбинация локальной и облачной среды может позволить вам гибко использовать облако для некоторых типов документов, избегая при этом миграции устаревшего контента, к которому вам не нужен мобильный доступ.
При рассмотрении опций DMS следует учитывать следующие ключевые факторы:
Безопасность: Одним из аспектов является ваша способность контролировать доступ и устанавливать разрешения для документов и файлов в системе. Важна оценка того, насколько безопасен общий доступ к этим файлам внутри и снаружи. Другой аспект - это уровень безопасности, защищающий ваши данные там, где они хранятся. Если вы ищете облачное решение, убедитесь, что безопасность поставщиков для их центров обработки данных достаточна для защиты ваших данных и соответствует любым нормам вашей отрасли.
Сканирование: Если вы тонете в бумаге, найдите систему, которая позволяет сканировать большое количество документов с функциями автоматического присвоения имен и хранения. Одна потенциальная функция, оптическое распознавание символов (OCR), превращает отсканированные документы в редактируемые файлы с возможностью поиска.
Поиск: Целесообразно убедиться, что независимо от того, как система организует ваши файлы, возможности поиска позволяют выполнять полнотекстовый поиск по ключевым словам в файлах (а не только по заголовку).
Доступ, редактирование, мониторинг: Насколько обширны потребности вашего бизнеса в создании, доступе и изменении документов? При просмотре DMS обратите внимание на:
- Параметры доступа / разрешений к документам и файлам, например, назначены роли, установлен ли доступ для документа, папки или и того, и другого, можно ли устанавливать разрешения для отдельных лиц и групп?
- Совместное использование / редактирование файлов, т.е. есть ли проверка входа / выхода, могут ли редактировать сразу несколько пользователей?
- Мониторинг и отслеживание, например, можете ли вы видеть, кто просматривал документ, получаете ли вы журнал активности / аудита, можете ли вы устанавливать предупреждения?
- Контроль версий, то есть вы можете видеть историю версий, как система обеспечивает работу с самой последней версией, можно ли получить доступ к предыдущим версиям?
- Создание, сборка и архивирование, то есть какие функции существуют в течение всего срока службы документа от создания до архивирования?
Сотрудничество: Насколько интенсивно внутреннее и внешнее сотрудничество вам нужно, чтобы расширить возможности? Хотя контроль версий, редактирование и электронная подпись могут быть довольно стандартными функциями DMS, некоторые системы включают рабочие процессы, совместное редактирование, управление задачами, предупреждения, обмен сообщениями и многое другое.
Удобство для пользователя: Вы хотите максимально приблизить к 100% внедрение системы. Убедитесь, что инструменты и интерфейс удобны и интуитивно понятны, чтобы ваша команда могла легко ими пользоваться.
Мобильность: Если мобильный доступ является приоритетом, найдите систему, совместимую со всеми устройствами. Рассмотрим тот, у которого есть приложение, которое воспроизводит работу с настольным компьютером.
Интеграция: Рассмотренные нами предложения DMS обладают широким спектром возможностей интеграции. Знайте, с какими системами вам понадобится ваша DMS для интеграции. Например, ваше желание избежать необходимости перемещать файлы из существующего облачного хранилища, например, Drobox, Microsoft Cloud, Google Drive и т. Д., Или ваша потребность подключиться к вашей CRM, системе управления контентом или бухгалтерскому программному обеспечению может повлиять на ваше решение поставщика. .
Служба поддержки: Как и в случае с любыми другими услугами поставщика, убедитесь, что вы понимаете, как предоставляется поддержка. У большинства поставщиков, которые мы рассмотрели, было несколько вариантов поддержки, включая электронную почту, онлайн-чат и телефон, хотя часы иногда были ограничены. Некоторые предлагают поддержку только через систему тикетов. Выберите тот, который соответствует уровню и типу поддержки, которая вам понадобится.
Цена: Цена DMS зависит от поставщика и услуги. Как упоминалось ранее, локальная DMS требует значительных первоначальных затрат. Однако с облачным сервисом вы, вероятно, будете платить ежемесячную или годовую плату, определяемую из расчета на пользователя в месяц или на основе емкости хранилища, а дополнительные функции могут увеличить расходы. Итак, рассмотрите свои текущие расходы и любые увеличения, которые произойдут, если ваши потребности увеличатся.
Примечание редактора: Ищете программное обеспечение для управления документами для вашей компании? Если вам нужна информация, которая поможет вам выбрать тот, который вам подходит, воспользуйтесь приведенной ниже анкетой, чтобы наш партнер BuyerZone бесплатно предоставил вам информацию:
В ходе поиска DMS «Лучшее из» мы нашли квалифицированных кандидатов в нескольких категориях:
Общий победитель в номинации «Лучшее программное обеспечение / системы для управления документами для малого бизнеса»: eFileCabinet
eFileCabinet получает наш голос как лучший общий победитель в области программного обеспечения / систем управления документами для малого бизнеса 2018. DMS - это исключительно то, чем занимается eFileCabinet. Это надежное предложение, которое способствует простоте использования, мобильному доступу, расширенному поиску «никогда ничего не потеряет» и высокому уровню безопасности.
Плюсы: Существует широкий спектр функций DMS с добавлением новых функций, таких как рабочий процесс (в настоящее время доступен в бета-версии). Безопасность и соблюдение нормативных требований являются приоритетными направлениями.
Минусы: Служба поддержки быстро отвечает по телефону, электронной почте или в чате, но доступна только в рабочее время. К тому же это не самый дешевый вариант DMS; но и не самый дорогой.
Смотрите наш полный обзор eFileCabinet.
Лучшее бесплатное программное обеспечение / системы для управления документами для малого бизнеса: Zoho Docs
Хотя многие поставщики DMS предлагают бесплатные пробные версии, бесплатные версии встречаются редко. Те, которые мы действительно обнаружили, часто разрешены только для одной учетной записи пользователя. Предложение 5 ГБ хранилища на пользователя для до 25 членов команды бесплатно принесло Zoho Docs наше признание как лучшее бесплатное программное обеспечение для управления документами для малого бизнеса 2018.
Плюсы: Zoho Docs рекламирует строгую безопасность и соответствие требованиям, имеет удобный пользовательский интерфейс, онлайн-форумы для поддержки и многие функции платных услуг, которые мы рассмотрели.
Минусы: Zoho Docs, как и Google Docs, имеет собственный формат файлов. Некоторые пользователи отметили, что работать с документами Word в этой системе сложнее, чем им хотелось бы.
Прочтите нашу полную Обзор Zoho Docs .
Лучшее программное обеспечение для управления документами / системы для обслуживания клиентов: eFileCabinet
eFileCabinet получает наш голос как лучшее программное обеспечение / системы управления документами для обслуживания клиентов в 2018 году. Хотя эта DMS может стоить немного дороже, чем некоторые конкуренты, в нескольких отзывах пользователей говорится, что она того стоит из-за людей и обслуживания клиентов. Группа поддержки клиентов обязуется обращаться к каждому новому клиенту, которому звонят сразу после покупки, чтобы убедиться, что он полностью понимает продукт и может извлечь из него пользу для своей компании.
Плюсы: При обращении в службу поддержки клиентов с помощью их трех методов, то есть чата, телефона и электронной почты, мы получили ответ очень быстро, а представители были дружелюбны, профессиональны и полезны.
Минусы: Поддержка клиентов доступна только в рабочее время (с 8:00 до 17:00 по московскому времени) с понедельника по пятницу.
Смотрите наш полный обзор eFileCabinet.
Кристин Лихи, рост и вес
Лучшее программное обеспечение / системы для управления документами: SharePoint
SharePoint, DMS от Microsoft, включает множество функций, которые заинтересуют компании или команды, которым необходимо эффективно сотрудничать. Созданный с целью «расширить возможности совместной работы» и «беспрепятственного сотрудничества в рамках всей организации», SharePoint является нашим выбором в качестве лучшего программного обеспечения / систем для совместной работы 2018 года.
Плюсы: Как продукт Microsoft, SharePoint обеспечивает высокий уровень безопасности и поддержку клиентов по разным ценам. Возможности кажутся почти безграничными, если рассматривать полный набор предложений Microsoft, с которыми интегрируется SharePoint.
Минусы: Многие обзоры указывают на то, что для полного использования знаний и опыта SharePoint необходимы настройки. Это потенциально может сделать решение слишком трудоемким и дорогостоящим для малого бизнеса.
См. Наш полный обзор SharePoint.
Лучшее программное обеспечение / системы для управления документами для юридических фирм: M-Files
Поскольку юридические фирмы имеют дело с тоннами документов, большая часть которых содержит конфиденциальную и конфиденциальную информацию, есть дополнительные соображения при выборе DMS. Согласно статье в ABA Journal, « Вот юридическая информация о программном обеспечении для управления документами «Компоненты управления документами в программном обеспечении для управления практикой, которое в настоящее время использует юридическая фирма, могут быть достаточными для индивидуальных практик или небольших фирм в областях практики, которые не требуют большого объема документации. Но для небольших фирм, которые управляют огромными объемами документов, поиск автономной системы, которая может хорошо интегрироваться с существующим программным обеспечением для управления и бухгалтерского учета, может быть чрезвычайно полезным. Благодаря инновационным технологиям, безопасности, поддержке соответствия данных и возможности интеграции мы выбрали M-Files в качестве лучшего программного обеспечения / систем управления документами для юридических фирм.
Плюсы: В дополнение к надежным функциям DMS, таким как возможности сканирования, OCR для организации и поиска, а также контроль доступа, эта технология предлагает юридическим фирмам рабочие процессы утверждения контрактов и поддерживает обнаружение электронных данных.
Минусы: M-Files не предлагает предварительно настроенные пакеты, как это делают некоторые конкуренты, поэтому трудно оценить, сколько будет стоить небольшая юридическая фирма, чтобы получить необходимые функции. Решения подбираются индивидуально для каждого клиента, а цены начинаются от 2000 долларов в год.
Прочтите обзор M-Files.
Другие услуги по управлению документами
В дополнение к тем, которые мы выбрали в наших категориях Best Of, мы рассмотрели и другие компании:
Докми описывает свое предложение как безопасную и простую в использовании систему управления документами, предназначенную для различных целей, включая ввод и хранение документов, поиск и извлечение, а также совместное использование файлов.
Сайт Пакет для управления документами используется архитектурными, инжиниринговыми и строительными компаниями для рабочих процессов, управления информацией и соответствия мировым стандартам.
DocuWare Cloud оцифровывает бумажные процессы, позволяет настраивать индивидуальные рабочие процессы и интегрируется с ERP, CRM и другими системами.
Adobe Document Cloud включает Acrobat DC для работы с PDF-файлами и Adobe Sign для встроенной электронной подписи.
Hightail Business , ранее YouSendIt, состоит из их предложений по обмену файлами и творческой совместной работе.
Ascencio ONLYOFFICE предоставляет онлайн-редакторы документов и бизнес-инструменты для повышения производительности через облако или частную сеть.
Alfresco One от Alfresco Software, Inc. - это платформа управления корпоративным контентом (ECM), которая включает управление документами, совместную работу и автоматизацию процессов.
Методология
Мы использовали обширный обзор поисковых запросов, социальных тенденций и веб-исследований, чтобы сузить наш список предложений DMS. Мы опросили специалистов по обслуживанию клиентов, которые имеют опыт использования DMS и помогают клиентам в принятии решений по управлению контентом или покупке программного обеспечения. Сузив наш выбор, мы затем просмотрели веб-сайты каждой компании и просмотрели демонстрационные версии или подписались на пробные версии, а также сравнили предложения, в частности, по типу услуг, ценообразованию, обслуживанию клиентов, масштабируемости, функциональности, простоте использования, отзывам клиентов, бизнес-веб-сайтам и технологиям. отзывы и награды. По поводу недостающей информации мы обращались в компанию. При этом мы не только заполнили информационные пробелы, но и оценили их скорость и полноту реакции.
От редакции: Inc. пишет о продуктах и услугах в этой и других статьях. Эти статьи являются редакционно независимыми - это означает, что редакторы и репортеры исследуют и пишут об этих продуктах без влияния каких-либо отделов маркетинга или продаж. Другими словами, никто не говорит нашим репортерам или редакторам, что писать или включать в статью какую-либо конкретную положительную или отрицательную информацию об этих продуктах или услугах. Содержание статьи полностью на усмотрение репортера и редактора. Однако вы заметите, что иногда мы включаем в статьи ссылки на продукты и услуги. Когда читатели переходят по этим ссылкам и покупают эти продукты или услуги, Inc может получить компенсацию. Эта рекламная модель, основанная на электронной коммерции, - как и любое другое объявление на страницах наших статей - не влияет на наше редакционное освещение. Репортеры и редакторы не добавляют эти ссылки и не управляют ими. Эти объявления, как и другие, которые вы видите на Inc, поддерживают независимую журналистику, которую вы можете найти на этом сайте.
Примечание редактора: Ищете программное обеспечение для управления документами для вашей компании? Если вам нужна информация, которая поможет вам выбрать тот, который вам подходит, воспользуйтесь приведенной ниже анкетой, чтобы наш партнер BuyerZone бесплатно предоставил вам информацию:
Примечание редактора: Ищете программное обеспечение для управления документами для вашей компании? Если вам нужна информация, которая поможет вам выбрать тот, который вам подходит, воспользуйтесь приведенной ниже анкетой, чтобы наш партнер BuyerZone бесплатно предоставил вам информацию:
От редакции: Inc. пишет о продуктах и услугах в этой и других статьях. Эти статьи редакционно независимы - это означает, что редакторы и репортеры исследуют и пишут об этих продуктах без какого-либо влияния со стороны каких-либо отделов маркетинга или продаж. Другими словами, никто не говорит нашим репортерам или редакторам, что писать или включать в статью какую-либо конкретную положительную или отрицательную информацию об этих продуктах или услугах. Содержание статьи полностью на усмотрение репортера и редактора. Однако вы заметите, что иногда мы включаем в статьи ссылки на эти продукты и услуги. Когда читатели переходят по этим ссылкам и покупают эти продукты или услуги, Inc может получить компенсацию. Эта рекламная модель, основанная на электронной коммерции, - как и любое другое объявление на страницах наших статей - не влияет на наше редакционное освещение. Репортеры и редакторы не добавляют эти ссылки и не управляют ими. Эта рекламная модель, как и другие, которые вы видите на Inc, поддерживает независимую журналистику, которую вы найдете на этом сайте.
