Сотрудники США тратят в среднем около четверть прочесывания рабочей недели сотни писем .
Несмотря на то, что мы приклеены к кнопкам ответа, карьерный тренер Барбара Пачтер говорит, что многие профессионалы до сих пор не знают, как правильно использовать электронную почту.
Из-за огромного количества сообщений, которые мы читаем и пишем, мы можем быть более склонными к досадным ошибкам, и эти ошибки могут иметь серьезные последствия.
Пахтер излагает основы современного этикета электронной почты в своей книге ' Основы делового этикета . ' Мы поговорили с ней и выделили самые важные правила, которые вам нужно знать.
Вивиан Джианг и Рэйчел Шугар внесли свой вклад в более ранние версии этой статьи.
1. Включите ясную и прямую строку темы.
Примеры хорошей темы: «Дата встречи изменена», «Быстрый вопрос о вашей презентации» или «Предложения по предложению».
«Люди часто решают, открывать ли электронное письмо, основываясь на теме письма», - говорит Пачтер. «Выберите тот, который позволит читателям узнать, что вы решаете их проблемы или деловые вопросы».
2. Используйте профессиональный адрес электронной почты.
Если вы работаете в компании, вам следует использовать адрес электронной почты вашей компании. Но если вы используете личную учетную запись электронной почты - независимо от того, работаете ли вы на себя или просто любите время от времени использовать ее для служебной переписки - вам следует быть осторожными при выборе этого адреса, - говорит Пахтер.
У вас всегда должен быть адрес электронной почты, на котором указано ваше имя, чтобы получатель точно знал, кто отправляет письмо. Никогда не используйте адреса электронной почты (возможно, остатки ваших школьных дней), которые не подходят для использования на рабочем месте, такие как «babygirl @ ...» или «beerlover @ ...» - независимо от того, насколько вы любите холодный напиток.
3. Подумайте дважды, прежде чем нажимать 'ответить всем'.
Никто не хочет читать электронные письма от 20 человек, которые не имеют к ним никакого отношения. Игнорировать электронные письма может быть сложно, поскольку многие люди получают уведомления о новых сообщениях на свои смартфоны или отвлекают всплывающие сообщения на экранах своих компьютеров. «Не нажимайте« ответить всем », если вы действительно не думаете, что все в списке должны получить электронное письмо», - говорит Пахтер.
4. Добавьте блок подписи.
Предоставлять Ваш читатель с некоторой информацией о вас, предлагает Пачтер. Как правило, здесь указывается ваше полное имя, должность, название компании и ваша контактная информация, включая номер телефона. Вы также можете добавить себе немного рекламы, но не переусердствуйте с высказываниями или произведениями искусства ».
По ее словам, используйте тот же шрифт, размер и цвет, что и в остальном письме.
5. Используйте профессиональные приветствия.
Не используйте непринужденные разговорные выражения вроде «Привет, ребята», «Йо» или «Привет, ребята».
«Расслабленный характер наших писем не должен влиять на приветствие в электронном письме», - говорит она. ' Привет это очень неформальное приветствие, и, как правило, его не следует использовать на рабочем месте. А также Мне тоже не нормально. Использовать Привет или же Привет вместо.'
Она также советует не сокращать чье-либо имя. Скажите «Привет, Майкл», если вы не уверены, что он предпочитает, чтобы его называли «Майк».
6. Умеренно используйте восклицательные знаки.
«Если вы решите использовать восклицательный знак, используйте только один, чтобы передать волнение», - говорит Пахтер.
«Люди иногда увлекаются и ставят восклицательные знаки в конце предложений. Результат может показаться слишком эмоциональным или незрелым », - пишет она. «Восклицательные знаки следует использовать умеренно в письменной форме».
7. Будьте осторожны с юмором.
Юмор легко потеряется при переводе без правильного тона или мимики. В профессиональном обмене лучше не использовать юмор в электронных письмах, если вы хорошо не знаете получателя. Кроме того, то, что вы считаете смешным, может не показаться смешным кому-то другому.
Пахтер говорит: «Что-то, что воспринимается как смешное в разговоре, может выглядеть совершенно иначе в письменном виде. Если есть сомнения, оставьте это в стороне ».
8. Знайте, что люди из разных культур говорят и пишут по-разному.
Непонимание может легко произойти из-за Культурные различия , особенно в письменной форме, когда мы не можем видеть язык тела друг друга. Адаптируйте свое сообщение к культурному фону получателя или к тому, насколько хорошо вы его знаете.
По словам Пачтера, следует помнить о том, что культуры с высоким контекстом (японская, арабская или китайская) хотят узнать вас лучше, прежде чем вести с вами дела. Поэтому деловые партнеры из этих стран могут быть более личными в своих трудах. С другой стороны, люди из культур с низким уровнем контекста (немецкая, американская или скандинавская) предпочитают очень быстро переходить к делу.
9. Отвечайте на свои электронные письма, даже если они не предназначены для вас.
Трудно ответить на каждое электронное сообщение, которое когда-либо было отправлено вам, но вы должны попытаться это сделать, говорит Пахтер. Сюда входит случай, когда электронное письмо было случайно отправлено вам, особенно если отправитель ожидает ответа. В ответе нет необходимости, но он служит хорошим почтовым этикетом, особенно если этот человек работает в той же компании или отрасли, что и вы.
Вот пример ответа: «Я знаю, что вы очень заняты, но не думаю, что вы хотели отправить мне это электронное письмо. И я хотел сообщить вам, чтобы вы могли отправить его нужному человеку ».
10. Добавьте адрес электронной почты последним.
«Вы не хотите, чтобы случайно отправить электронное письмо до того, как закончите написание и проверку сообщения», - говорит Пачтер. «Даже когда вы отвечаете на сообщение, хорошей мерой предосторожности является удаление адреса получателя и вставка его только тогда, когда вы уверены, что сообщение готово к отправке».
11. Корректируйте каждое сообщение.
Ваши ошибки не останутся незамеченными получателями вашего письма. «И, в зависимости от получателя, вас могут судить за их изготовление», - говорит Пахтер.
сколько лет лизе кеннеди монтгомери
Не полагайтесь на проверку орфографии. Прочтите и перечитайте свое письмо несколько раз, желательно вслух, прежде чем отправлять его.
«Один руководитель намеревался написать:« Извините за неудобства », - говорит Пахтер. Но он полагался на свою проверку орфографии и в итоге написал: «Извините за недержание мочи».
12. Еще раз проверьте, что вы выбрали правильного получателя.
Пахтер советует уделять особое внимание при вводе имени из адресной книги в строке «Кому» электронного письма. «Легко выбрать неправильное имя, что может смутить вас и человека, получившего письмо по ошибке».
13. Сохраняйте классические шрифты.
У Purple Comic Sans есть время и место (может быть?), Но для деловой переписки используйте классические шрифты, цвета и размеры.
Основное правило: ваши электронные письма должны быть удобными для чтения.
«Как правило, лучше всего использовать шрифт размером 10 или 12 пунктов и легко читаемый шрифт, такой как Arial, Calibri или Times New Roman», - советует Пахтер. Что касается цвета, то черный - самый безопасный выбор.
14. Не сокращайте имена получателей, если они не просят вас
' Меня зовут Барбара. Мне не нравится получать электронные письма с адресом «Привет, Барб», - сказала она Business Insider. То же самое и с псевдонимами. Не называй меня Барби!
Если человек не сказал вам, что предпочитает прозвище, не берите на себя ответственность использовать его. Возможно, вы просто пытаетесь вести себя дружелюбно или неформально, но это неуместно и может попасть под кожу получателя.
15. Убедитесь, что вы правильно пишете имя получателя.
«Если вы обидите кого-то в приветствии, этот человек не может больше читать», - говорит она.
Будьте вежливы и правильно пишите имя получателя. «Многие люди оскорбляются, если их имя написано с ошибкой. Проверьте правильность написания в блоке подписи человека. Вы также можете проверить их адрес электронной почты. Часто имя и / или фамилия людей указываются в их адресах ».
Если вы отправляете электронное письмо потенциальному клиенту, он может решить, что вы уделяете мало внимания деталям или слишком заняты или отвлечены, чтобы правильно назвать свое имя, и это не то сообщение, которое вы хотите отправить.
16. Следите за своим тоном
Точно так же, как шутки теряются при переводе, тон легко неверно истолковать без контекста, который можно получить из голосовых сигналов и выражений лица. Соответственно, легко показаться более резким, чем вы могли рассчитывать. Вы имели в виду «прямолинейно»; они читают «сердитый и резкий».
Чтобы избежать недоразумений, Пахтер рекомендует прочитать сообщение вслух, прежде чем нажимать кнопку «Отправить». «Если это прозвучит резко для вас, это будет звучать резко для читателя», - говорит она.
Для достижения наилучших результатов избегайте однозначно отрицательных слов («неудача», «неправильно» или «пренебрегли») и всегда говорите «пожалуйста» и «спасибо».
17. Нет ничего конфиденциального - пишите соответственно
Всегда помните то, что, по-видимому, забыл бывший бывший директор ЦРУ Дэвид Петреус, предупреждает Пахтер: Каждый электронное сообщение оставляет след.
«Основное правило - предполагать, что другие увидят то, что вы пишете, - говорит она, - поэтому не пишите ничего, что вы бы не хотели, чтобы все видели». Более либеральная интерпретация: не пишите ничего, что могло бы быть разрушительным для вас или для других. В конце концов, электронную почту опасно легко пересылать, и лучше перестраховаться.
Этот сказка впервые появился на Business Insider .
