УСТНОЕ ОБЩЕНИЕ

Устное общение описывает любой тип взаимодействия, в котором используются устные слова, и это жизненно важная, неотъемлемая часть делового мира, особенно в эпоху, получившую название информационного века. «Способность эффективно общаться как в устной, так и в письменной форме высоко ценится и востребована в бизнесе», - написали в своей книге Герта А. Мерфи, Герберт В. Хильдебрандт и Джейн Томас. Эффективные деловые коммуникации . «Знание содержания функциональных областей бизнеса важно, но для воплощения этих идей в жизнь - на собраниях или в индивидуальных презентациях - требуется эффективная устная презентация». Типы устного общения, обычно используемые в организации, включают собрания персонала, личные обсуждения, презентации, телефонный разговор и неформальный разговор. Устное общение с людьми за пределами организации может принимать форму личных встреч, телефонных звонков, выступлений, телеконференций или видеоконференций.

Навыки управления разговором необходимы владельцам и менеджерам малого бизнеса, которые часто несут большую часть бремени в таких областях, как презентации клиентов / клиентов, собеседования с сотрудниками и проведение встреч. Чтобы устное общение было эффективным, оно должно быть четким, актуальным, тактичным во фразеологии и тоне, кратким и информативным. Презентации или беседы, имеющие эти признаки, могут стать неоценимым инструментом для обеспечения здоровья и роста бизнеса. С другой стороны, нечеткое, неточное или невнимательное деловое общение может тратить драгоценное время, оттолкнуть сотрудников или клиентов и разрушить репутацию руководства или бизнеса в целом.

УСТНЫЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Публичная презентация считается наиболее важным из различных жанров устного делового общения. Как и в случае со всеми видами коммуникации, первым шагом в подготовке публичного выступления или замечаний является определение основной цели / задачи коммуникации. Как отмечают Хильдебрандт, Мерфи и Томас, бизнес-презентации, как правило, преследуют одну из трех основных целей: убедить, проинформировать или проинструктировать или развлечь. Из цели будут исходить основные идеи, которые будут включены в презентацию. Эти идеи следует тщательно изучить и адаптировать к потребностям аудитории.

Затем идеи должны быть организованы так, чтобы включать введение, основную часть или текст, а также резюме или заключение. Или, как гласит старая пословица о выступлениях: «Скажите им, что вы собираетесь им сказать, скажите им и скажите им то, что вы им сказали». Введение должно заинтересовать слушателя и определить тему оставшейся части презентации. Основная часть должна быть сосредоточена на основных моментах. В заключении следует переформулировать ключевые моменты и резюмировать общий вывод, который передается.

какой рост у Томми Чонга

Наглядные пособия могут быть полезным компонентом некоторых презентаций. Независимо от того, проецируются ли они с ПК, отображаются на классных досках, досках для сухого стирания или флипчартах, наглядные пособия должны быть содержательными, творческими и интересными, чтобы помочь докладчику донести мысль. Ключом к успешному использованию наглядных пособий является то, что они должны поддерживать тему презентации, помогать в ее передаче, но делать это без отвлечения внимания, будучи небрежным, сложным или даже слишком занимательным.

После того, как презентация будет организована и наглядные пособия выбраны, докладчик должен отрепетировать презентацию вслух и при необходимости отредактировать ее, чтобы учесть временные ограничения и обеспечить полное освещение основных моментов. Чтобы обрести уверенность, полезно потренироваться перед зеркалом или перед другом. Хорошая устная презентация будет включать переходные фразы, чтобы помочь слушателям разобраться в материале, и не будет слишком длинной или технической. Также важно, чтобы докладчик предвидел вопросы, которые могут возникнуть у аудитории, и либо включил эту информацию в презентацию, либо был готов ответить на них в сеансе вопросов и ответов в конце презентации. Профессиональная и изящная презентация - еще один ключ к эффективному общению, будь то конференция, банкет, праздничный обед или встреча руководителей. «Помните, что, выступая на деловом мероприятии, вы представляете свою компанию и свой офис в этой компании», - заявил Стив Кэй в интервью. Решения IIE . «Используйте мероприятие как возможность проявить добрую волю. Избегайте жалоб, критики или споров. Это оттолкнет аудиторию и быстро подорвет ваш авторитет. Вместо этого говорите о том, что аудитория хочет услышать. Похвалите хозяина, отметьте это событие и сделайте комплимент участникам. Излучайте успех и оптимизм ».

Устные презентации могут проводиться экспромтом (из набросков или заметок); путем чтения рукописи; или по памяти. Импровизированный подход часто рекламируется как метод, который позволяет говорящему установить зрительный контакт и установить контакт с аудиторией, одновременно передавая относящуюся к делу информацию. Чтение рукописи чаще используется для более длинных и / или подробных сообщений, охватывающих широкий круг вопросов. Между тем, запоминание обычно используется только для коротких и / или неформальных дискуссий.

Проведение эффективных устных презентаций требует от выступающего учитывать высоту, скорость и громкость своего голоса. Важно внести изменения в высоту голоса, чтобы добавить акцента и избежать монотонности. Также полезно варьировать скорость речи и включать паузы, чтобы позволить слушателю поразмышлять над конкретными элементами всего сообщения. Выбор подходящего тома также имеет решающее значение для успеха презентации. Наконец, выступающие должны быть осторожны, чтобы не добавлять посторонние слова или звуки, такие как «ммм», «вы знаете» или «хорошо», между словами или предложениями в презентации.

Невербальные элементы, такие как поза, жесты и мимика, также являются важными факторами в развитии хороших навыков устного общения. «Ваш внешний вид отражает ваше внутреннее настроение», - подтвердили Хильдебрандт, Мерфи и Томас. «Таким образом, хорошая осанка предполагает уравновешенность и уверенность; не стойте ни при строгом внимании, ни с небрежной небрежностью, накинутой на подиум, а выпрямите так, чтобы ваш вес примерно равномерно распределился на каждой ноге ». Некоторое движение может быть полезным для удержания внимания слушателя или увеличения акцента, но следует избегать постоянного смещения или расстановки ритмов. Точно так же можно использовать жесты рук и рук, чтобы указывать, описывать или подчеркивать, но они должны варьироваться, тщательно рассчитываться по времени и адаптироваться к аудитории. Наконец, хорошие ораторы должны часто смотреть в глаза аудитории, позволять выражению лица выражать интерес к идеям, которые они представляют, и одеваться так, чтобы соответствовать случаю.

Владельцы малого бизнеса отражают все население в том смысле, что их энтузиазм в отношении публичных выступлений значительно варьируется от человека к человеку. Некоторым предпринимателям нравится находиться в центре внимания и они преуспевают в обстановке, требующей публичных презентаций (официальных или неформальных). Другие менее искусны в публичных выступлениях и избегают попадания в такие ситуации. Но бизнес-консультанты призывают предпринимателей рассматривать публичные презентации и навыки устного общения как потенциально бесценный инструмент для роста бизнеса. «Вы можете рассмотреть вопрос о найме тренера по презентациям или посещении семинара по бизнес-презентациям», - посоветовал Кэй. «Эти услуги могут показать вам, как добиться максимального эффекта во время выступления. Фактически, приобретение таких навыков - это долгосрочная инвестиция в ваше будущее как эффективного лидера ».