Термин «системы предложений сотрудников» относится к различным усилиям, предпринимаемым предприятиями для получения и использования информации от своих сотрудников в надежде на снижение затрат или улучшение качества продукции, эффективности рабочего места, обслуживания клиентов или условий труда. Эти усилия варьируются от простого размещения ящиков для предложений в общих помещениях до реализации официальных программ с комитетами по рассмотрению идей и вознаграждений за те, которые были приняты. Генерируемые идеи могут варьироваться от простых улучшений качества работы, таких как установка холодильника в кофейной, до более крупных вопросов оптимизации, которые могут сэкономить компании тысячи долларов в год, например, переключение сотовых телефонов всех продавцов с индивидуальных контрактов на групповой контракт. со скидкой продавца. «Программы предложения создают беспроигрышную ситуацию», - написала Кейт Уолтер. Журнал HR . «Более активное участие и вклад сотрудников, а также повышение эффективности и экономии для работодателей».
«Компании, которые создают эффективные системы предложений, обнаруживают, что у сотрудников есть отличные идеи, которые могут снизить затраты, увеличить доходы, повысить эффективность или повысить качество», - сказал Чарльз Мартин, автор книги. Системы предложений сотрудников: повышение производительности и прибыли . «Сотрудники лучше работают вместе как одна команда и часто представляют идеи как команда. И они начинают думать больше как менеджеры, выходящие за рамки своей работы ».
Некоторые компании предполагают, что, поскольку они развивают открытые отношения между сотрудниками и руководством, идеи по улучшению будут появляться неформально, без явного запроса. Но эксперты отмечают, что формальные системы предложений побуждают сотрудников серьезно задуматься о своей работе и хотят участвовать в работе компании. Формальные системы предложений позволяют сотрудникам знать, что их идеи ценятся. Такие системы могут даже повысить мотивацию и способствовать лояльности и командной работе среди сотрудников. И эти преимущества дополняют то положительное влияние, которое системы предложений сотрудников могут оказать на прибыль компании. «Нельзя отрицать, что настоящий эксперт - это человек, который выполняет свою работу; поэтому это лучшее место, куда можно пойти, когда требуются улучшения », - сказал Сьюзан Уэллс консультант Томас Дженсен, президент Центра разработки систем предложений. Журнал HR . «Миллионы долларов экономятся, если прислушиваться к главному активу компании - ее человеческому ресурсу». Уэллс продолжил обсуждение исследования Ассоциации вовлечения сотрудников (EIA), которое выявило экономию более 624 миллионов долларов в 2003 году в 47 компаниях, в программах которых участвовали 450 000 человек.
ЭЛЕМЕНТЫ УСПЕШНОЙ СИСТЕМЫ ПРЕДЛОЖЕНИЙ
«Цель успешной системы предложений - задействовать резервуар идей и творческого мышления всех сотрудников для улучшения рабочего процесса и продуктов», - писал Роберт Ф. Белл. Решения IIE . «Для этого требуется правильное понимание каждым процессом, поддержка системы менеджментом, поощрение и значимые награды, а также структура, гарантирующая, что ничто не пройдет мимо». Элементы успешной системы предложений сотрудников можно разделить на четыре основные области: поддержка со стороны руководства, структура программы, видимость программы и продвижение по службе, а также признание и награды.
Управленческая поддержка
Первый элемент успешной системы предложений сотрудников - продемонстрировать поддержку со стороны высшего руководства. Менеджеры должны проявлять энтузиазм и приверженность программе, чтобы она принесла желаемые результаты. Владелец малого бизнеса может начать с того, что поделится своим видением компании с сотрудниками. Сотрудники, которые понимают общую миссию компании, с большей вероятностью предложат ценные идеи, которые помогут компании достичь своих целей. Следующим шагом может быть обеспечение того, чтобы линейные руководители поддержали систему предложений и не чувствовали, что она угрожает. Также важно, чтобы менеджеры часто поднимали эту тему на собраниях и включали положительные результаты предложений сотрудников в периодические отчеты о проделанной работе. Также следует поощрять менеджеров к подаче предложений самостоятельно, хотя, как правило, их не следует поощрять за идеи, которые подпадают под их обычные обязанности по стратегическому планированию.
Структура программы
Следующий элемент успешной системы предложений сотрудников - это структура. Специалисты рекомендуют возложить ответственность за разработку и реализацию программы на одного администратора. Этот человек должен начать с выбора комитета сотрудников - из всех частей организации и представляющих различные демографические группы - для помощи в управлении различными этапами. Затем администрация и комитет сотрудников должны разработать четкие правила, которыми будут руководствоваться сотрудники при внесении предложений. Программы предложений, как правило, более успешны, когда сотрудников поощряют делать разумные предложения в рамках параметров их собственного опыта работы. «Настоящая цель - генерировать как можно больше идей и со временем улучшить качество предложений за счет обратной связи и поддержки», - отметил Белл. Важно разработать четкое заявление о политике, охватывающее все аспекты программы предложений, и убедиться, что и менеджеры, и сотрудники понимают его. Если сотрудники рассматривают процесс как открытый и честный, это поможет устранить любые подозрения в отношении того, как идеи рассматриваются и награждаются.
сколько лет Кайле Дэвис
Видимость программы
Еще один важный элемент успешных программ предложения сотрудников - наглядность. В конце концов, нельзя ожидать, что сотрудники будут участвовать в программе, если они не будут об этом осведомлены. Эксперты рекомендуют запускать программы предложений публично, с объявлениями, информационными бюллетенями, вечеринками и т. Д. Сотрудники должны прийти к выводу, что руководство намерено полностью рассмотреть все предложения и планы, чтобы своевременно отреагировать на лучшие из них. Сама система предложений также должна широко рекламироваться и продвигаться. Примеры возможных систем включают знакомый ящик для предложений с письменными формами; старомодная доска объявлений для публикации идей и результатов; специальная бесплатная телефонная линия, по которой сотрудники могут сообщить свои предложения; или более сложные системы, основанные на электронной почте или размещении на выделенном веб-сайте. После внедрения системы важно продолжить текущую рекламную деятельность, чтобы поддержать интерес сотрудников.
Признание и награды
Еще один важный элемент успешных систем предложения сотрудников - это признание участников и вознаграждение за хорошие идеи. Сотрудники с гораздо большей вероятностью примут участие в программе предложений, если идеи, которые они представляют, получат быстрые и продуманные ответы от руководства. Эксперты рекомендуют установить график, в котором получение идеи будет подтверждаться (от 24 часов с электронными системами до одной недели с более традиционными системами). Затем сотрудники должны быть уведомлены в течение 30 дней о том, будут ли их идеи приняты. Даже в тех случаях, когда идея не используется, необходимо поблагодарить представившего ее сотрудника за участие в программе. Может быть полезно предоставить небольшое материальное вознаграждение сотрудникам, которые впервые представляют идею в систему предложений, например футболку, ручку или зонтик.
Чтобы обеспечить успех системы предложений, также важно публиковать используемые предложения и их положительное влияние на компанию. Один из способов сделать это - устроить ежегодный ужин в честь людей, внесших предложения в течение года. Многие компании также устанавливают системы вознаграждения за идеи сотрудников, которые приводят к экономии средств или совершенствованию процессов. Например, некоторые компании распределяют часть всех сбережений, предоставляемых системой предложений сотрудников, в рамках своих ежегодных программ распределения прибыли. Эксперты признают, что разработать соответствующую систему вознаграждения, учитывающую ценный вклад сотрудников, не вызывающую ревности и негодования среди других сотрудников, может быть непросто. Некоторые предполагают, что эту задачу лучше всего передать консультативному комитету сотрудников. Ключевым моментом при установлении вознаграждения является оценка идей на основе таких факторов, как новаторство и изобретательность, а также денежная ценность.
ОБЩИЕ ПРИЧИНЫ СБОЙ СИСТЕМЫ ПРЕДЛОЖЕНИЙ
«В некоторых компаниях сотрудники шлют высшему руководству поток полезных идей. В других случаях дно ящиков для предложений покрыто пылью », - написал один из авторов. Исполнительная женщина . 'Какая разница? Дело не в качестве сотрудников, а в качестве руководства, которое они получают ». Существует ряд причин, по которым системы предложений могут не вызывать положительный отклик среди сотрудников. В своей статье для Решения IIE Белл обрисовал несколько общих проблем, с которыми сталкиваются компании при внедрении и администрировании систем предложений.
Например, сотрудники могут неохотно предлагать предложения, если они считают, что руководство на самом деле не заинтересовано в их идеях. Если компания направляет только вежливое приглашение для предложений или создает атмосферу, которая может быть воспринята как устрашающая, то предложения сотрудников вряд ли поступят. Компания, вероятно, столкнулась бы с аналогичными проблемами при формировании предложений, если бы руководство не знало, кто был приглашен для участия в программе или установило слишком много строгих правил для участия.
Другие общие проблемы с системами предложений сотрудников связаны с реакцией руководства на предложения. Маловероятно, что сотрудники примут участие в программе, если они будут медленно или не реагировать на их предложения. Система предложений также не сработает, если нет четкого объяснения принятия или отклонения предложений или если сотрудники считают, что руководство делает предвзятые суждения о том, какие предложения следует одобрить. Наконец, системы предложений имеют тенденцию создавать проблемы для организации, когда вознаграждения за хорошие идеи непоследовательны или непредсказуемы.
БИБЛИОГРАФИЯ
Белл, Роберт Ф. «Построение эффективной системы предложений». Решения IIE . Февраль 1997 г.
Чанески, Уэйн С. «Синдром коробки предложений». Современный механический цех . Февраль 2006 г.
Демпси, Мэри. «Сила предложений». Детройтский бизнес Крейна . 6 марта 1995 г.
Мартин, Чарльз. Системы предложений сотрудников: повышение производительности и прибыли . Крисп Пабликейшнз, 1997.
«Возвращение ящика с предложениями». Промышленная неделя . 19 января 1998 г.
жена шепарда смита вирджиния дональд
«Шесть способов получить отличные идеи от сотрудников». Исполнительная женщина . Март-апрель 1996 г.
Ульфельдер, Стив. «За рамками предложения: как менеджеры компаний Best Places поощряют свободный поток идей, предложений и инноваций». Computerworld . 27 июня 2005 г.
Уолтер, Кейт. «Идеи сотрудников приносят деньги». Журнал HR . Апрель 1996 г.
Уэллс, Сьюзан Дж. «От идей к результатам». Журнал HR . Февраль 2005 г.
