Пока мы еще не управлять роботами-гуманоидами, не выходя из дома, как герои фильма 2009 года. Суррогаты , наше повседневное взаимодействие - как профессиональное, так и личное - все чаще осуществляется с помощью виртуальных средств.
Поскольку владельцы бизнеса воспринимают виртуальные мероприятия как экономичный метод для достижения множества целей, включая вебинары, тренинги и конференции, важно обеспечить, чтобы эффективное общение не приносилось в жертву чистой экономии. Хотя маловероятно, что виртуальная встреча полностью заменит необходимость личных встреч предпринимателей, ее простота внедрения и удобство могут способствовать повышению производительности вашего бизнеса. Однако виртуальные встречи не идеальны для каждой ситуации, поэтому важно знать, когда и как использовать эту технологию.
Донна Деннис, президент Leadership Solutions Consulting, создатель и фасилитатор Американская ассоциация менеджмента трехдневный семинар по Ведущие виртуальные и удаленные команды , говорит, что технология стала основным направлением; где-то между BlackBerries и электронной почтой многие лидеры потеряли из виду отношения. «Сейчас основное внимание уделяется управлению задачами, отношениями и технологиями», - говорит Деннис, которая более подробно рассказывает в своей будущей книге. Управление знаниями и электронное обучение.
Ли Э. Миллер, влиятельный тренер и автор книги UP: Влияние, власть и U-образная перспектива: искусство получать то, что вы хотите , добавляет: «Самая большая ошибка, которую делают люди, - это предположение, что влияние при личной встрече - то же самое, что влияние при виртуальном взаимодействии. Это не. Правила другие, потому что люди по-разному реагируют, когда они взаимодействуют виртуально ».
Вот несколько советов, которые помогут вам провести успешную виртуальную встречу.
5 советов по проведению виртуальной встречи: как подготовиться
«Первое, что мы делаем, прежде чем решить, какие технологии и программное обеспечение нам понадобятся, - это решить, кто является участвующей аудиторией и какая информация передается», - говорит Дрю Бауэрс, психолог-исследователь из группы человеческого фактора исследовательского института Дейтонского университета. «Мы обнаружили, что для докладчиков лучше всего либо спроектировать свои данные или презентацию в соответствии со средой, в которой они будут выступать, либо выбрать лучшую среду для представления имеющихся данных». Бауэрс говорит: «Вы не можете просто взять презентацию, которую вы сделали перед живой аудиторией на конференции, и показать ее на видеомониторе для виртуальной аудитории, и ожидать тех же результатов, потому что вы в некоторой степени ограничены. , в том, как вы можете взаимодействовать со своей виртуальной аудиторией.
inlinebuyerzonewidget
Деннис отмечает, что, когда вы планируете встречу в физическом месте, вы можете более небрежно относиться к повестке дня встречи и предоставлению материалов. У вас также есть преимущество в том, что посетители быстро успевают в коридоре, у кофемашины и т. Д. Однако успешная виртуальная встреча требует гораздо более предварительной подготовки. Коларич рекомендует заранее планировать виртуальные встречи. «Отправляйте повестку дня заранее, создавайте визуальные эффекты, чтобы укрепить ваше сообщение, и рассылайте их всем до встречи, приглашайте членов каждой команды, которые должны участвовать», - говорит она.
Кроме того, не забудьте отправить информацию для входа в систему (коды доступа, URL-адреса и номера для звонков) по крайней мере за день, чтобы участники могли проверить наличие необходимых загрузок программного обеспечения. Вы также можете попросить участников войти в систему по крайней мере за 15 минут до начала, чтобы проверить возможность подключения, предлагает Лора Стек, автор и президент The Productivity Pro, фирмы, занимающейся обучением тайм-менеджменту. 'Проведите перекличку и убедитесь, что все работает. Просмотрите график. «Предложите способ связаться с вами в автономном режиме, если участник дискуссии столкнется с проблемами», - говорит Стэк.
Примечание: Если вы принимаете одного докладчика с большой аудиторией, то рекомендуется назначить координатора, который будет помогать главному докладчику. Фасилитатор может поддерживать участников с техническими проблемами, а также отслеживать любые возникающие вопросы в чате. Если докладчик пытается прочитать вопросы в чате, это замедляет ход презентации.
Копайте глубже: новый инструмент видеоконференцсвязи iMeet
5 советов по проведению виртуальной встречи: технические инструменты и требования
Прелесть технологии онлайн-встреч в том, что ее может использовать даже самый молодой человек. Все, что требуется, - это подключение к Интернету, аудио (из компьютерных динамиков, микрофона или по телефону) и веб-камера (автономная или интегрированная с вашим монитором / ноутбуком). Большим группам также может потребоваться проекционный экран или большой ТВ-монитор.
«Выбирая услугу, думайте о« малых »», - говорит Сьюзан Коларик, помощник вице-президента по учебным технологиям в университете Сент-Лео в Сент-Лео, штат Флорида. «Самые эффективные веб-конференции - это те, в которых используются только необходимые технологии. КИС-; будь проще-; - лучший способ заставить людей сосредоточиться на вашем сообщении, а не на технологиях ». Некоторые онлайн-продукты включают Adobe Acrobat Connect , Идти на встречу , Встреча Microsoft Office Live а также WebEx .
Предприниматели также должны помнить, что не все системы видеоконференцсвязи будут работать вместе. Чтобы избежать задержек и технических сбоев, проверьте возможность подключения всех сайтов перед встречей. «Попытка использовать аналоговую видеосистему на одном конце и цифровую систему на другом может вызвать множество проблем, и даже преобразование цифрового сигнала в конференц-связь может быть проблематичным, если более старое программное обеспечение нуждается в обновлении, прежде чем оно сможет« разговаривать »с «более новая программа», - говорит Бауэрс.
Копай глубже: бесполетная зона: виртуальные встречи
какой рост у эль кинг
5 советов по проведению виртуальной встречи: сосредоточьтесь
Рик Маурер, автор За стеной сопротивления а также Почему ты не хочешь того, что хочу я? советует пользователям убрать отвлекающие факторы. Преимущество виртуальных встреч - возможность проводить их практически в любом месте; Недостатком виртуальных встреч также является возможность проводить их практически в любом месте. Участники онлайн-встречи могут позвонить или войти в систему из местной кофейни, залов ожидания аэропорта, домашних офисов и т. Д. Чтобы минимизировать фоновый или «дорожный шум» (вы не хотите, чтобы ваш ребенок, домашнее животное или звонящие телефоны были в центре внимания), вы можете «отключите звук для всех участников и отвечайте только на вопросы через окно чата», - говорит Стэк.
Маурер также советует не пытаться втиснуть несколько вещей в одну встречу. «Сосредоточьтесь на одной или двух темах. Если вам нужно накрыть больше вещей, дайте людям время размяться, отдохните в ванной или налейте себе кофе. Делайте каждый сегмент встречи коротким - не более 30 минут ».
Примечание: Полосатые рубашки плохо передаются на камеру, как и большие блестящие украшения. Оба могут визуально отвлекать. Старайтесь сводить движения тела к минимуму, поскольку чрезмерное движение может фактически ухудшить качество видео.
Копай глубже: встреча в Интернете: какие инструменты использовать?
5 советов по проведению виртуальной встречи: этикет
какого роста был Энди Уитфилд
«Ключ к успешной видеоконференции или телефонной конференции - помнить, что вы на встрече, - подчеркивает Коларич. «Уделите все свое внимание участникам, как если бы вы находились в одной комнате. Не отвлекайтесь на электронную почту, веб-серфинг или текстовые сообщения. Старайтесь не есть и не пить, чтобы подготовиться к задаче вопросов ».
Хорошее практическое правило? Коларик говорит: «Когда вы входите в комнату, всегда предполагайте, что микрофоны уже подключены к другим местам! Это помогает предотвратить трансляцию любого постороннего разговора перед встречей, если вы этого не собираетесь ».
Она также отмечает, что собрания по видеоконференции должны фактически проходить немного медленнее, чем обычное собрание, из-за задержки в две-три секунды для связи большинства систем. Если вы ведете встречу, убедитесь, что после того, как вы задали вопрос, было достаточно пауз. Если вы участник, обратите внимание на себя, прежде чем обращаться к группе, сигнализируя рукой или сказав «вопрос» или «комментарий», а затем подождите пару секунд, прежде чем продолжить ».
Участники также должны поддерживать зрительный контакт, глядя в камеру. Это сделает разговор между участниками более естественным. Ниже приводится краткая шпаргалка по этикету:
8 правил этикета видеоконференцсвязи
Будьте вежливы с другими участниками
Говорите четко
Делайте движения тела минимальными
Двигайтесь и жестикулируйте медленно и естественно
Поддерживайте зрительный контакт, глядя в камеру
Одевайтесь соответственно
Сделайте сеанс анимированным
Будь собой и получай удовольствие!
7 правил этикета видеоконференцсвязи
Не делайте отвлекающих звуков
Не кричи
Не делайте отвлекающих движений
Не перебивайте других ораторов
Не ведите сторонних разговоров
Не носите «шумные» украшения
Не закрывайте микрофон
Источник: Управление информационных технологий Университета Св. Лео.
Примечание: Если вы занимаетесь донгом по всему миру, посетите такие сайты, как Executiveplanet.com а также kissbowshakehands.com для ресурсов по международному бизнес-этикету.
Копайте глубже: случай и план виртуальной компании
5 советов по проведению виртуальной встречи: привлечение участников
Деннис говорит, что на виртуальных встречах есть тенденция сразу переходить к задаче, что может негативно повлиять на построение отношений. Она рекомендует сломать лед, обойдя «виртуальную» комнату и попросив всех представиться и рассказать что-нибудь о своих выходных или поговорить о том, чего они с нетерпением ждут, чтобы добавить социальный элемент к процессу. «Все, что вы можете смоделировать при встрече лицом к лицу, - хорошо».
Стек советует побудить участников задавать вопросы по теме до начала программы. Она также рекомендует другие методы для привлечения аудитории во время вебинара, такие как участие в опросе или задание вопроса и получение ответов в чате.
Коларич предлагает часто задавать вопросы как для привлечения удаленных участников, так и для поддержания личного контакта. Но, подчеркивает она, будьте откровенны в своих вопросах. «Задайте конкретному человеку конкретный вопрос. Задание открытых вопросов большой удаленной аудитории часто приводит к «мертвому воздуху», и тогда сразу несколько человек разговаривают ».
Копайте глубже: как общается виртуальная компания
Надя Бьорлин, Брэндон Бимер, расстались
Примечание редактора. Ищете видеоконференцсвязь для вашей компании? Если вам нужна информация, которая поможет вам выбрать тот, который вам подходит, воспользуйтесь приведенной ниже анкетой, чтобы наш партнер BuyerZone бесплатно предоставил вам информацию:
От редакции: Inc. пишет о продуктах и услугах в этой и других статьях. Эти статьи редакционно независимы - это означает, что редакторы и репортеры исследуют и пишут об этих продуктах без какого-либо влияния со стороны каких-либо отделов маркетинга или продаж. Другими словами, никто не говорит нашим репортерам или редакторам, что писать или включать в статью какую-либо конкретную положительную или отрицательную информацию об этих продуктах или услугах. Содержание статьи полностью на усмотрение репортера и редактора. Однако вы заметите, что иногда мы включаем в статьи ссылки на эти продукты и услуги. Когда читатели переходят по этим ссылкам и покупают эти продукты или услуги, Inc может получить компенсацию. Эта рекламная модель, основанная на электронной коммерции, - как и любое другое объявление на страницах наших статей - не влияет на наше редакционное освещение. Репортеры и редакторы не добавляют эти ссылки и не управляют ими. Эта рекламная модель, как и другие, которые вы видите на Inc, поддерживает независимую журналистику, которую вы найдете на этом сайте.
